Page 39 - 事业单位档案数字化管理与实践

第一章 纸质档案的数字化管理

化工作边进行边摸索，影响后续的工作效率。因此，在数字化工作开始之前，要
先经过调研，反复完善工作方案，才能保证后续的加工流程规范、有序进行。
（二）对数字化各个环节实施质量控制

一方面，要根据数字化对象的特殊性优化加工流程。不同档案馆或是来自不
同行业的档案种类不同，不同数字化项目需加工的档案数量不同，因此不同档案
部门的数字化加工流程既有通用性，也存在特殊性。在实际加工过程中，需要遵
照《新规范》的同时，合理选择设备，采取最优的加工方案。例如工程项目档案

中可能有一些大幅面图纸，需要使用专门的工程图纸扫描仪；部分历史档案物理
状况较差，扫描前需要大量修复工作。另一方面，控制数字化加工流程中各个环
节的质量。档案数字化质量就是在数字化各项环节中满足要求的程度，质量控制
要求贯穿纸质档案数字化全过程。组织过程中，需要明确权责，团队成员要具备

数字化要求的专业素质；在数字化加工流程中，每个环节产生的成果都需要符合
质量标准，例如扫描时图像的清晰度、完整度，挂接时图像与目录是否准确匹配；
数字化项目各环节的文件档案是否齐全完整、记录规范；在安全管理方面，现场
条件、加工设备、操作环节、人员资质等是否符合安全和保密要求。

（三）强化数字化外包管理
在数字化工作量大，项目周期长的背景下，引入专业化、市场化的专业数字
化服务机构，能够加快档案数字化的速度，减轻档案部门负担。但与此同时，外
包也给数字化工作和档案机构带来不确定性，是一个需要周密管理的过程。一方

面，外包过程中安全风险大大增加；另一方面，部分外包机构人员素质不一，或
是因一味追求降低成本、加快速度，影响数字化成果质量。在制度层面，国家档
案局相继发布了数字化外包安全和档案服务外包相关的行业标准，使档案数字化
外包转向科学、规范化。此时也要求各地档案部门和发包方制定更为具体、有针

对性的外包制度，以适应本地区或是本单位的数字化外包实际。
在实践层面，档案部门在选择外包时要充分考察其资质与业务能力，双方签
订严谨的业务合同。目前已有不少档案部门选择在这一环节引入第三方帮助筛选、
把关，在一定程度上规避风险。第三方机构还可以在项目过程中实施全方位监督，

控制进度、确保质量；并协调另外两方之间的关系。此外，还可以参照现有经验，
与高校合作，引入档案学、历史学专业的学生参与数字化外包，弥补外包机构部
分员工专业知识空白，有效提高数字化成果的质量。

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