Page 40 - 事业单位档案数字化管理与实践

Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践

在安全管理层面，目前普遍的做法是要求数字化服务机构在档案部门提供的
场地进行加工，以靠近库房为佳，而加工场地需配备完善的监控、消防、报警等
设施。除了强化现场管理，还需要严格过程管理，做到档案不坏、不丢、不乱。

对档案部门来说，需要重点关注的是出入库环节和验收环节，确保档案安全，数
字化成果达到预期。而对于数字化服务机构来说，需要增强员工的安全意识与业
务能力，遵照各项规范制度，以期高效、有序完成数字化工作。

三、推动数字化副本有效利用

（一）加快数字化副本的开放鉴定
推动开放鉴定，提高档案的开放程度，是公共档案馆履行职能、服务社会的
应有之义。同样，档案数字化副本实现共享利用的前提是已经经过开放鉴定，这

项工作的滞后性对可利用的数字化资源数量有着直接影响。《中华人民共和国档
案法》将建国以来的档案对社会开放的期限设置为 30 年，但在实际档案工作中，
部分已符合这一条件，可以依法开放的档案却因各类限制并未开放，许多具有重
大社会研究价值和历史价值的档案即使完成了数字化，也依然只存在于在档案部

门本地的系统中，成为制约公众深层次利用数字档案的瓶颈。为适应数字化后档
案从实体管理逐渐向内容管理转变，满足公众对于数字档案与日俱增的需求，档
案部门应充分调研馆藏档案现状，制定数字档案开放制度，组织人员加快纸质档
案数字化副本的开放鉴定速度。而已完成鉴定，可以依法开放的档案，要及时开

放，以弥合鉴定开放滞后性与数字化“高歌猛进”之间的差距。目前已有档案部
门探索出了实体档案与数字档案鉴定开放“并轨”的模式，数字化副本将参照档
案实体鉴定结果同步开放。还有档案部门将鉴定开放融入数字化的各个环节中，
即加快了鉴定速度，也降低了鉴定成本。此外，档案法修订草案拟将开放期限缩

短至 25 年，并增加了馆藏档案开放鉴定的内容，有望在法律层面扩大数字档案
开放利用范围，也能加快推动数字档案的开放鉴定工作。
（二）完善法规以保障数字化副本凭证效力
纸质档案数字化副本的重要功能之一就是代替原件提供凭证，在数字化使用

场景下就要求其具备更高的凭证效力。在法律规范层面，一方面要从立法上明确
其凭证效力；另一方面是要配套相应标准与规范性文件，提供具体指导。当前一
大进展是前文提到档案法修订草案，拟增加保障传统载体档案数字化成果法律效

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