Page 41 - 事业单位档案数字化管理与实践

第一章 纸质档案的数字化管理

力的内容。但法律修订需要经历漫长的过程，现行《中华人民共和国档案法》距
上一次修改已有二十多年，而这恰恰是档案信息化发展，数字化进程加快的二十
多年。而且，以法律形式确定了数字化副本的效力并不代表在利用时就无后顾之

忧，若在实际管理和使用过程中由于各种因素导致被篡改，那档案的真实、完整、
可靠性就无法保证，更不用说确保其法律效力。因此，还需要制定专门的标准从
程序、技术、管理等层面来规范纸质档案数字化副本产生与存储、传播的具体过
程。目前这方面的规范有《导则》，其中有部分措施用于保证数字化副本的鉴证

作用。但《导则》属于推荐性标准，强制性较弱，档案部门在数字化过程中也并
未充分重视，执行度并不高。此外，《导则》指导范围较广，并不专指纸质档案
数字化；2006 年就已发布，并不能完全适用于当前的技术环境。因此，档案部
门还需要继续探索，完善法律规范，为实际工作中如何保障数字化副本的凭证效

力提供准则。
（三）推动数字化副本开放利用
将纸质档案转变为数字形式，除了改变档案载体和信息的表现形式之外，还
意在借助网络拓宽档案信息的传播范围，推动达成档案信息资源共享。目前国内

建成数字档案馆并能通过网络提供目录和全文检索的档案馆并不多，而且网站上
全文相比档案馆中已开放可利用的数字化副本来说，只是冰山一角。利用者在利
用大部分档案时，依然受时空条件限制。因此，对于档案部门，特别是数字化率
较高的档案部门来说，接下来需要投入更多精力到通过网络等平台提供“开放利

用”的目标当中。在观念层面，档案部门还要继续打破过去“法藏官府，威严莫
测”的传统，适应数字时代需求，树立主动服务意识，创新档案服务的方式方法，
拓展服务空间。在资源层面，首先要完善数据库建设，有序增加数字档案资源，
为实现网络利用打好基础。根据纸质档案数字化进度，依次完善文件级目录、专

题目录、全文数据库：完成档案信息著录，并保证目录信息可靠、完整；对于馆
藏特色或使用率高的档案，例如民生档案，建立专题目录；从高频利用和特色档
案开始，逐步建立全文数据库，此后通过文字识别等技术，实现档案内容的全文
检索。在技术层面，则需要继续防控网络风险。例如配备防火墙、漏洞扫描等安

全措施；对上网的数字档案采取加密技术、设置用户访问权限等，保障数字化成
果网络利用过程中的安全。

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