Page 38 - 事业单位档案数字化管理与实践

Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践

不相适应的部分，积极提出反馈。特别是数字化工作进展靠前的地区的意见，可
能对标准制定起着前瞻性作用。
（二）充分发挥其他规范性文件的作用

规范性文件（狭义）指代的是在法律范畴之外，同样具备约束力的其他非立
法性文件。档案数字化实践的变化可能要求数字化标准体系不断调整，但标准规
范的频繁变动可能影响其稳定性与严肃性。对比修订周期相对较长的国家标准和
行业标准来说，其他规范性文件最大的优势就是快速回应新情况，弥补正式法规

标准的空白。例如以指南、通知的形式发布，及时起到对实践工作的指导作用。
这不仅体现在全国层面，例如国家档案局发布的规范性文件，也需要地方及时跟
进，发布适用于本地范围的规范性文件，例如实施细则、实施方案；甚至根据数
字化工作进展，率先出台具有前瞻性的指导文件。另外，现行的行业标准为规范

一般的档案数字化工作，普适性较强而针对性相对较差，对于实践工作来说难免
略显“粗放”。特别是一些特殊行业的档案数字化工作面临的情况更为复杂，这
就需要相应行业制定更为细致、操作性更强的规范性文件，使这项工作各个环节
都有章可循。

二、优化纸质档案数字化的管理方式

（一）明确价值取向和前期规划
在实施数字化工作之前，特别是对于一些数字化进展较慢，或是经费、人员

等条件相对较差的档案部门来说，明确价值取向和提前规划尤其重要。首先是充
分理解相关政策，特别是国家档案局指定的发展规划中的相关要求，明确数字化
工作的价值取向。“存量数字化”或是“代替原件提供利用”，归根到底是落脚
在“存”和“用”上。纸质档案数字化并不是简单地扫描、完成数字化率指标的

工作，而是在科学分析馆藏情况的基础上，按照一定的优先原则有序推进的工程。
在选择数字化对象时，利用率高、或是价值珍贵、或是亟待抢救的档案优先已成
共识，此外还需要充分考虑潜在需求，以实现最终通过网络最大程度发挥信息资
源价值的目标。关于这一问题，长春市档案馆的“需求导向、本级为主、分步实

施、剔除无用”策略对经费不足地区起到了示范作用。其次是要在数字化项目进
行之前，充分规划再付诸实施。部分档案部门在数字化过程中，一味追求完成速
度，仓促推进，既缺乏经验，又缺乏档案部门间的沟通学习机制，就导致了数字

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