Page 44 - 事业单位档案数字化管理与实践

Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践

级组织人事部门难以实现档案工作的集中领导。管理实践中，一般是由各单位自
行保存本单位的档案，由各级组织、人事、劳动部门分别建立档案处、科、室开
展收集工作，这种分级管理模式容易导致档案信息之间形成孤岛以及管理资源过

于分散等问题的出现；二是管理工作重存轻用，由于干部人事档案具有保密性，
加之其管理工作格外注重对档案实体的保护，导致物理空间下的干部人事档案保
存和利用工作之间存在严重失衡。干部人事档案更多的是经整理后堆积在库房“束
之高阁”，而利用工作很少开展或利用过程十分繁琐，体现出封闭管理的局面，

限制了档案自身价值的发挥；三是管理手段落后，管理效率低下，服务方式难以
满足用户利用需求。物理空间下的档案管理主要采取人工模式，自动化程度较低，
管理效率不高。当用户有档案利用需求时，只能根据干部名册进行检索，服务方
式单一且手续繁琐，无法为用户提供高质量服务。

（二）数字空间下档案管理模式
数字空间下干部人事档案管理模式的内涵是指，各级组织人事部门针对管理
权限内的数字档案开展管理活动的一贯思路与方法，该模式的管理重点在于“建
好”数字档案。在 2014 年发布的《中共中央组织部关于进一步从严管理干部档

案的通知》中明确指出“要积极推进干部档案数字化”，随着数字化转型的持续
推进，干部人事档案管理模式由物理空间转向数字空间已是大势所趋。但反观当
前数字档案管理现状发现，数字空间下的管理模式只是将管理对象由纸质档案变
为数字档案，管理工作的内容、形式和手段并未发生改变，对数字化成果或是光

盘存储，或本地单机存储，后续档案利用、审核环节与物理空间并无二致，未能
实现档案数字化成果高效利用的目标，管理模式“换汤不换药”。

二、干部人事档案管理模式重构的必要性

随着数字化转型的不断深入，数字档案的不断生成给干部人事档案管理工作
带来了新的机遇和挑战。干部人事档案因其材料内容的保密性、材料来源的复杂
性以及动态变化的特性，导致其注定采取双套制保存模式。开展干部人事档案信
息化工作的目的是为了实现数字档案的集中统一管理、提高管理效率、规避管理

风险、实现现代化的档案管理。而在当前的管理模式下，纸质档案与电子档案管
理模式的实质并未发生改变，形成了“换汤不换药”的尴尬局面，未能实现集中
统一管理的目标，造成资源浪费的同时并未降低管理风险，难以提高档案管理的

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