Page 46 - 事业单位档案数字化管理与实践

Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践

数据交换接口，实现档案资源的融合共享。
3. 档案互为备份：安全保证
数字化转型背景下，干部人事档案管理需要兼顾纸质档案和数字档案。纸质

档案承载信息较为稳定，但容易出现档案伪造或篡改等情况，影响其真实性；数
字档案涵盖文字、声音、图像多元化内容，便于开展查询、审核等工作，但容易
面临载体破坏、病毒入侵等风险。因此，通过搭建双空间下档案安全防范体系，
将信息化技术应用在档案安全管理中。利用物联网、云计算、大数据等技术，构

建干部人事档案智慧档案库房，物联网通过射频识别等传感技术采集数据，云计
算处理数据，大数据挖掘数据。以此实现档案、密集架、元数据信息的逐一对应、
档案出入库业务的全流程监控以及纸质档案和数字档案的双空间互为备份，保证
档案安全。

（二）推动干部人事档案利用双空间效能提升
1. 拓宽利用渠道：线上线下
现有的干部人事档案利用渠道包括线下查阅、外借和出具证明等。最主要的
查阅渠道还是线下查阅，利用者需要到干部人事档案部门，办理相关手续后查看

所需档案材料。单一的线下利用渠道虽然能够保证基本的档案利用服务开展，但
并不利于干部人事档案实现充分利用。顺应数字化转型浪潮，构建干部人事档案
线上利用平台，开通双空间档案利用服务。档案利用者可以根据实际情况和自身
所需要的服务类型，自由选择线上或线下的档案利用渠道。档案数据集中存储在

数据库中，当用户具有利用需求时，只要拥有对应权限，便可以对权限内的干部
人事档案发出利用申请，申请通过后可以直接在数字空间对档案进行利用，极大
优化了干部人事档案的利用环节，方便了利用过程。双空间档案利用服务的开通
将拓宽档案的利用渠道，有利于实现干部人事档案的充分利用。

2. 提高服务效能：提质增效
当前的干部人事档案管理系统可以通过关键词检索等方式查询干部个人信
息。但检索结果多显示为粗粒度的文档，无法精准定位用户所需信息。同时，由
于各类干部人事档案中具有交叉关联的内容，传统干部人事档案管理系统通常以

简单的分类标引方式进行条目著录以提供利用服务，查阅效率低下。通过引入数
据挖掘领域相关技术，将各类档案资源整合在一起，深入挖掘分析档案内容，能
够在语义和知识层面细粒度地组织关联干部人事档案知识内容，既能实现细粒度

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