Page 51 - 事业单位档案数字化管理与实践

第二章 数字化转型视角下干部人事档案管理模式

节划分为物理空间管理环节、信息化环节以及数字空间管理环节，信息化环节是
划分物理与数字空间管理环节的分界，也是联结物理与数字空间管理环节的桥梁，
有条件开展信息化工作的单位应严格按照《干部人事档案数字化技术规范》开展

信息化工作，不具备相应条件的单位可依托经过资质审核的资质单位开展信息化
工作。物理空间下，各单位组织人事部门及其干部人事档案工作机构应依据相关
标准规定，做好档案建立、接收、查缺、鉴定以及整理工作，以及档案或档案材
料的转递和补充收集。数字空间下档案管理环节的核心在于通过干部人事档案管

理一体化云平台，对数字档案进行存储并开展 OFD 转换、数据迁移、审核、利
用等工作。在新的档案管理机制下，明确了物理空间与数字空间应开展的管理环
节，将双空间下的管理环节进行整合与优化，以提高工作效率，节约管理资源。

2. 发挥双空间下管理优势
旧有管理机制难以发挥数字档案管理优势，应加强双空间下档案管理活动间
联系，促进双空间管理优势互补。首先，可以建立干部人事档案智慧库房，通过
RFID 和传感器技术，对档案上架排放、转入转出、盘点统计等操作进行实时监控。
通过建立图形可视的虚拟库房，实现远程控制档案密集架、锁定档案单卷（件）

位置，以便于跟踪档案实体流通过程，严格把关档案出入库。以此保障档案、密
集架、元数据信息的逐一对应、档案出入库业务的全流程监控以及纸质档案和数
字档案的双空间互为备份，实现物理与数字空间档案的互备互证、一一对应，保
证档案安全。其次，干部人事档案管理一体化云平台能够联结物理与数字空间的

干部人事档案管理工作，各单位在实现档案信息化后，可通过云平台利用数字档
案开展干部人事档案工作，既能降低纸质档案的使用频率，延长档案寿命，又能
利用云平台访问数字化档案，能够快速检索到所需材料，有效提升工作效率。省
级组织人事部门还能够通过云平台随时开展档案利用、审核工作，实现数字档案

的集中统一管理，充分发挥数字档案管理优势。当发生干部调动或散材料补充等
情况时，对新增人员的档案或新增档案材料进行整理后，定期开展信息化工作，
并即时将信息化后的档案挂接至云平台，显著提高干部人事档案工作效能。
（五）档案管理技术革新

《条例》中明确指出，组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当运用大
数据等信息技术，建立健全干部人事档案科学利用机制，为干部资源配置、领导
班子建设、干部队伍宏观管理、组织人事工作规律研究等提供精准高效服务。因

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