Page 54 - 事业单位档案数字化管理与实践

Digital Management and Practice of Archives in Public Institutions
事业单位档案数字化管理与实践

第二节 干部人事档案管理模式实现关键环节

干部人事档案管理工作最重要的任务是保障档案的真实准确、完整规范。但
在干部人事档案管理实践中，档案造假现象屡禁不止，档案材料内容不齐全、格
式不规范、手续不完备等现象屡见不鲜。严重影响干部工作的公信力，阻碍干部
人事档案管理工作的顺利开展。因此，监控档案管理风险，全程记录管理信息是
干部人事档案管理模式实现的关键环节。基于此提出干部人事档案“健康码”与

“行程码”概念，前者负责监控档案管理风险，后者全程记录档案管理信息，保
障干部人事档案全生命周期的真实准确、完整规范。

一、双空间下档案管理风险监控：构建干部人事档案健康码

（一）双空间监控档案管理风险的优势
1. 减少载体老化，延长档案寿命
干部人事档案是反映干部整体面貌的文件材料，是对干部社会实践活动的全
面记录，这里的“整体”和“全面”，不仅仅包含纵向的内容丰富度，还包括横

向的时间跨度。一般情况下，干部人事档案中形成时间最早的材料为高中毕业生
登记表或首次参加工作的材料等，形成时间最晚的材料可能是干部的离退休材料，
这中间的时间跨度可能长达数十年。在这数十年内，档案材料可能会经历多次利

用、审核等过程，在这些过程中，档案纸张的外观、结构和性质都将不断发生不
可逆的变化。在干部人事档案审核中，经常会出现档案纸张发黄、字迹褪色、纸
质变脆甚至破损的情况。因此，干部人事档案工作不得不面对的一个问题就是，
保管干部人事档案，不仅要保证档案安全有序，还要尽可能减少档案载体的老化
和破损，延长档案的寿命。

在物理与数字双空间下监控干部人事档案管理风险，有利于减缓档案载体
的老化。传统的档案管理模式，都是针对档案实体开展利用与审核工作，每次利
用或审核过程中都要经历若干次的翻阅、对比、核验。按照档案管理经验来看，

根据干部职级不同，档案内材料的份数也会有一定差别，通常职级越高，档案材
料份数也就越多，利用或审核时间也就越长。可以预见，长期利用或审核纸质档
案会加速档案载体的老化。在数字化转型如火如荼的今天，干部人事档案信息化
工作已经初见成效，档案的利用与审核工作不必非要利用纸质档案才能开展，通

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