Page 55 - 事业单位档案数字化管理与实践

第二章 数字化转型视角下干部人事档案管理模式

过干部人事档案管理系统一样能够开展工作。因此，在开展工作前，可以根据利
用或审核是否需要基于实体档案进行，将工作分流至物理与数字双空间下进行展
开，物理空间下开展实体档案的利用或审核工作，数字空间下基于数字档案开展

工作，减少纸质档案的使用频率，延缓档案载体的老化和破损，达到延长档案寿
命的目的。
2. 优化审核方式，提高审核效率
传统的审核模式是针对档案实体进行的纸质材料审核，有着诸多不便之处。

首先，在每次档案审核工作开始之前，都需要对要审核的纸质档案进行出入库，
干部人事档案出入库有着严格的出入库手续，每次档案出库、入库都需要填写《干
部人事档案出入库登记表》，并由主管领导签字确认，要在符合规定的场所开展
审核工作，且需要在下班之前将档案归入库房并再次签字确认。在实际工作中面

对的情况往往更加繁琐，因为干部人事档案存在独特性，每个干部的材料不尽相
同，可能存在的风险问题也不一样，因此很难预先判断每卷档案审核所要花费的
时间。在审核中经常会出现下述情况：下午审核工作开始前从库房出库 3 本档案，
但因材料复杂，当日没有审核完毕便入库，第二天还要再次出库该档案；或是出

库 2 本档案，早早审核完毕又需要再次执行出入库操作。这种审核模式虽然保证
了档案的安全，但大大降低了审核效率。其次，档案审核过程中需要将审核发现
的风险问题逐一登记在规定材料之上，填写这些表单需要耗费大量的时间，直接
导致了审核过程的冗长。最后，这些千辛万苦得来的审核结果，一般并不会随着

干部人事档案一同归档，而是作为业务材料保存在组织人事部门及其档案管理机
构，并不会随着干部人事档案一同流转，极大地耗费了人力物力资源。双空间下
开展档案审核，有利于改善上述情况，首先，确需纸质档案的审核工作完毕后，
对相关问题进行登记，其余审核工作可以直接在干部人事档案管理系统中开展，

不需要经历繁琐的出入库过程，也降低了发生档案安全问题的风险；其次，在审
核中发现档案存在问题时，可以直接在系统审核界面选取或标记风险问题，无需
重复填写复杂的表单，优化了审核流程；最重要的是，双空间下形成的审核结果，
都将真实、完整地保存在系统中，随时可查证，减少不必要的重复审核。因此，

双空间下开展档案审核有利于优化审核方式，提高审核效率。
3. 利用数字技术，创新审核方法
传统的审核模式下，干部人事档案审核工作全部由人工完成，可以将审核

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