Page 223 - 电算化模式与会计档案发展研究

» 第六章 会计档案概述

件（或会计记录）与会计档案之间，在概念层次上，是上位概念和下位概念之间的关
系。就它们的实体存在而言，会计文件应当包括会计档案，会计档案是会计文件运动
过程中的一个阶段。所以，可以这样来表述这两个概念之间的关系：会计档案是会计
文件运动和存在的一种形态，是有关社会实践主体（机关、团体企业、事业单位等）
通过创造性的劳动有意识地筛选留存下来的，反映该社会实践主体经济活动的一种历

史文化记忆，两者有着共同的本质规定性。
有的学者认为会计档案和各种会计核算文件之间存在着“转化”关系，这种认识
是带有一定的历史局限性的。因为，从一般的哲学意义上讲，凡是相互之间存在“转

化”关系的事物之间一定具有不同的质的规定性。但是，从实际情况来看，会计文件
和会计档案之间并不存在本质属性方面的不同，会计档案就是对处于保存阶段的会计
文件的一种称谓而已。在实际工作中，澄清这两个概念之间的相互关系，对于强化
“文档一体化”管理理念，减少不必要的工作环节，统一管理思想和管理制度，确保

归档会计文件的质量等，均具有积极的实践意义。相反如果依然抱着传统的“转化”
思想不放，就会进一步割裂现行会计文件管理和会计档案管理，增加工作环节，产生
无效劳动，甚至还会由于缺乏统一管理和控制及相关的制度保障，影响会计档案的质

量，影响社会实践主体的正常管理和决策。
“材料”“专业材料”等概念一般都带有一定的模糊性，使用它们作为会计档案
定义的属概念，往往会给人一种过于宽泛的感觉。从语词角度来讲，“材料”一词目
前尚无一个确切的界定。“专业材料”一般是指人们在从事社会有关专业性活动过程
中，出于借鉴或参考的需要，交流、搜集或购买来的相关文献资料。所以。这两个概

念都与定义项的属性特征不符。
“资料”或“文件资料”等概念，一般也不具备作为会计档案属概念的品格。因
为，“资料”一词，根据商务印书馆修订的《现代汉语词典》的解释，主要有两种含

义：一是指“生产、生活中必需的东西”；二是指“用作参考或依据的材料”。
可见，一般在界定会计档案的研究中，人们所采用的往往是第二种意义上的解
释。然而，应当注意到一个基本的事实，就是所有的会计档案的个体文件或记录，都
是在会计核算经济活动中形成的原始性的记录数据与信息的载体。这充分表明：会计

档案并不是仅仅“用于参考或依据的材料”，而是相关社会实践主体所从事的社会经
济核算活动的历史的原始记录。
总之，通过上述分析，应当认识到，最好的会计档案定义的属概念，其实就是
同它最邻近的直接上位概念“会计文件”或“会计记录”。目前，在国内外文件管理

和档案管理的研究中，学者们已经越来越倾向于使用广义的文件概念，人们亦应顺应
历史的潮流，确立先进的文件理念，摒弃狭隘的文件观念。在会计档案的定义研究方

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