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电算化模式与会计档案发展研究
Research on Accounting Computerization and Development of Accounting Archives

限内，会计档案的格式通常都是按照统一的规范格式形成的。会计记录、会计文件的
名称、类型与它们所记录和反映的会计数据性质的高度一致性，也是会计档案与其他
类型档案的主要区别之一。
随着中国会计工作的现代化步伐的逐步加快，目前已经有越来越多的单位实现了

会计管理、会计预算、会计核算、会计决算等项工作的电算化。那么电算化会计文档
同传统手工条件下形成的会计档案相比，具有哪些新的特点呢？

二、电算化会计文档的主要特点

传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用会计记录和
会计文件，它是记录和反映经济业务的证据和研究社会历史的重要史料。这些会计核
算活动的证据和史料，具有严格的数据平衡性、序时性和严肃性等特征。从传统手工
操作角度出发，会计档案的介质就是纸质，手工填写，检索功能单一，全凭手工从纷

繁的账簿体系中获取会计信息，极大地耗费了会计人员的时间和精力。电算化会计文
档主要是指打印的各种账簿、报表、凭证、存贮会计数据和程序的软盘及其他存贮介
质，还有系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计记录。
实行会计电算化以后，产生了许多依附于计算机磁性介质上的记录与文件。会计

人员的所有日常工作以及历年会计档案的查找利用，均可在计算机上完成，这也为会
计档案赋予了许多新的特点：
第一，会计信息的存储范围和领域的扩大化。电算化会计文档不仅保留了传统意
义的会计档案信息内容，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据及其他磁性介质

或光盘上的会计数据。电算化会计文档存储的会计信息的范围和领域得到了扩大。
第二，会计信息对软硬件环境的依赖性。传统的会计档案由于多采用模拟方式记
录和存储会计信息和数据。因此，一般具有直观可视性的特征，但是存储在磁性介质

上的会计文档信息和数据则多采用数字方式来加以记录，所以必须在特定的计算机硬
件与软件系统环境中才能够读取和利用。电算化会计文档的系统依赖性是这种新型会
计档案需要注意的特点。正因为如此，在注意留存相关的会计信息和数据的同时，更
应当通过著录等方式保存反映其产生背景的各种元数据。

第三，存储介质的多样性。电算化会计文档的载体除了传统意义上的纸张外，更
主要的是硬盘和光盘。
第四，会计信息的易复制性和易更改性。电算化会计文档所记录的信息和数据
等，具有易遭破坏、篡改，但难留痕迹的特征；同时它们又受介质的质量、存放环

境、存储信息的有效期等因素的影响。因此，对电算化会计文档保管的安全性、完整
性要求，比之传统会计档案的要求更高。

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