Page 200 - 档案管理模式理论与发展创新

档案管理模式理论与发展创新
Innovation on Theory and Development of Archives Management Mode

度，各机关可实施和记录文件管理政策和程序，以保证文件的形成、接收、传送、保
管和处置，以保证文件的形成和证实，并保证文件的安全，以避免未经许可的增加、
删除、修改、使用和隐藏。
3.国家标准中的极简度量

中国颁布的 GB/T 18894—2002《电子文件归档与管理规范》提出四项技术措施，
以保证电子文档的真实性：
第一，对电子文档的操作员进行了有效的身份认证和授权管理。
第二，建立操作日志，使其满足安全需求，并能在任何时间、人员、设备、项

目、内容等方面实现自动化。
第三，在电子文档中使用防误、防互换的标识。
第四，对电子印章、电子签名等方面的违法行为进行防范。

三、可读性的保证

在电子文档的历史中，首先被发现的技术问题就是无法读取和无法还原。无论从
实际情况还是技术发展来看，文档的可读性和真实性都是一个很大的问题。
（一）电子文档的易读性和技术起因

1.可阅读的电子文档
电子文件的可读性是指在经过传输、存储、压缩、加密、系统和媒体转换、格式
转换等过程之后，能够以真实的、人类能够阅读和理解的形式输出。
电子文档的可读性，又叫可恢复性、可还原性、可访问性，这些术语的意思都是

相同的，都是指能够在任意的数码设备上顺利、真实的显示和阅读。无论多么宝贵的
资料，只要无法读取，它就会变成“死信息”。所以，保证电子文档的阅读是最基本
的技术要求，如果没有可读性，那么其他的操作就没有意义了。

2.无法阅读的电子文档及其原因
谈到电子文档的易读性，露西安娜·杜兰蒂担忧地说道：“在过去的十年里，所
提供的信息比以往任何时期都要多。”但是，一个很讽刺的事实是，大多数的信息在
信息时代已经很难被使用了。虽然这并不完全正确，但这表明，像电子文档这样的数

码信息很难被使用，其根源在于“很有可能不能阅读”。
在实际生活中，很多单位、个人的电子文件丢失、损坏等不可阅读的情况时有发
生，本文只对中国和其他一些国家的两份统计资料进行了介绍。
CBL 数据修理公司的国际服务中心在处理数据故障时，资料遗失的原因有：44%

的硬盘或系统故障，32% 的人为故障，14% 的软件故障，7% 的病毒，3% 的自然
损坏。

• 186 •