Page 229 - 档案管理模式理论与发展创新

第十章 信息化时代企业人事档案管理研究

齐，存在着工作需要和人员不足的矛盾……这些不正常现象，可以说都是人事档案功
能弱化的表现，都是封闭保守、重藏轻用管理方式的产物，它们的出现使人事档案本
身及其管理制度正在受到越来越多人的关注和质疑。

三、企业人事档案管理问题形成的原因分析

（一）人事档案材料内容质量不高的原因
1.收集的对象范围太窄
一些企业的人事部门只关注收集单位主要领导人及高层干部的材料，而忽视了

广大普通职工的材料收集，造成了领导干部的材料多，普通职工的材料少的现象。在
普通职工的档案中，除了有表示身份的毕业生登记表和招工表、晋升工资表、职工履
历表之外，很少有鉴定、考核等全面反映个人其他情况的材料。事实上，人事档案并
不是人物档案或名人档案，其收集的对象范围不应只局限于著名人物和主要领导人，

而应是单位的每一个员工。无论员工现任何职，是否出众，都是该单位宝贵的人力资
源，有关其个人的材料，都是单位的宝贵财富，人事部门均应根据规定收集齐全。另
外，由于当事人每时每刻都在谱写自己的历史，各方面的情况都在发生变化，所以人
事档案具有动态性强的特点，这就决定了人事档案必须根据当事人的情况变化而不断

地增加新内容，补充新材料，及时提供新信息。然而，当前一些单位的人事部门却不
注意及时补充新材料，所保管的档案多为“过去时”，如履历、入党入团材料、毕业
参加工作材料、任免材料等；而缺乏反映最近的业务工作进展及岗位责任制执行情
况，目前参加学习和培训，最新取得的创造发明和科研成果等“现在时”的材料。在

人事管理工作中，只有详尽地掌握员工情况的“过去时”和“现在时”，才能更加准
确地把握员工的“将来时”，搞好人才预测，及时发现人才、选拔人才，做到人尽
其才。

2.鉴定审查把关不严
真实性是人事档案的生命，是人事档案能否发生作用的基础和赖以存在的前提。
内容失真的人事档案会误导人事工作，造成严重的后果。然而，目前一些单位的人事
部门在审查材料时，把关不严，甚至根本不检查，使一些虚假材料顺利地进入个人档

案。这一现象突出表现在“三龄一历”的内容失真与档案造假方面。人事档案的内容
包括履历、自传、鉴定、考核、职务、学历学位、学衔、奖惩、工资、退休、退职
以及其他反映个人情况的材料，其中“三龄一历”是人事档案的核心信息。“三龄”
是指年龄、工龄、党龄，“一历”即学历。近几年来，人事档案造假日益泛滥起来，

“工龄越来越早，年龄越来越小，学历越来越高，资格越来越老”，这个顺口溜形象
地反映了目前令人担忧的人事档案造假问题，这一问题严重影响了人事档案的真实性

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