Page 265 - 档案管理模式理论与发展创新

第十一章 信息化时代下的高校档案信息管理工作

档案中的一部分。
（2）现行文件
根据文件运行阶段和价值作用的不同，可以将文件运行分为现行阶段、半现行阶
段以及历史保存阶段。现行文件的提法根源于文件生命周期理论对文件运行阶段的划

分，高校档案馆的现行文件资源主要包括高校档案馆专门收集的各种现行文件信息，
现实的情况以校内各部门的发文为主；另一部分是虽经过归档，但仍具有现时效用的
档案信息。这一方面与某些档案信息自身时效价值特点有关，另一方面与高校档案的
归档及时性相关。现行文件信息是其不可缺少的组成部分。

（3）委托公开的其他信息
高等学校应当将学校基本的规章制度汇编成册，置于学校有关内部组织机构的办
公地点、档案馆、图书馆等场所，提供免费查阅。从中不仅可以明确高校档案馆作为
高校信息公开场所的法定地位，也可以发现“学校基本的规章制度汇编成册”的成果

也可以由高校档案馆来公开。因此，高校档案馆不仅要负责开放档案与现行文件的公
开工作，也要完善自身条件，为高校信息公开打造一个良好的平台，接受学校委托公
开的其他信息内容。

2.内部基础建设的加强
高校档案馆功能拓展和形象重塑的一个重要契机就是参与高校信息公开。高校信
息公开工作的开展，高校档案馆不只是需要完善外部环境，也需要加强自身基础设施
建设。
（1）建立高校现行文件中心

从理论角度而言，高校档案馆建立现行文件中心是对文件生命周期理论中文件运
行整体性特征的关注，是对文件第一价值和第二价值的重新认识。虽然高校档案馆并
不是高校现行文件产生的主要部门，但是高校档案馆在开展现行文件公开业务方面有

着自身的优势。从硬件角度来讲，高校档案馆可以积极借用现有的馆舍及开办档案阅
览室的经验。在软环境方面，由于档案与文件的天然亲缘关系，而档案工作者对文件
是决然不会陌生和不知所措的，档案工作者完全能够成为现行文件的管理和提供利用
服务的市场专家。

实际上，在现行文件的采集方面可以采取部门主动报送和档案馆收集相结合的
采集机制，并以部门主动报送为主，同时要注意采集信息的数字化和系统化。部门报
送可以采取定时报送与随时报送相结合的方式，根据信息内容的不同，向高校档案馆
及时报送相关信息。在采集信息的载体方式上，要注意对增量文件电子文件的收集利

用，避免不必要的重复数字化劳动，为信息的网络化利用打下基础。在现行文件的整
理组织方面，高校档案馆应该根据信息的产生部门和内容，编制相应的现行文件公开

• 251 •