Page 135 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第五章 档案的检索与利用

（一）档案利用过程的客观需要

档案查找的过程，是首先对利用者的检索要求进行分析，确定利用者所需档
案的实质内容，然后综合运用档案检索工具，找出利用者所需要的档案。档案检
索就是为解决档案信息量与用户精确需求之间的矛盾而出现并发展起来的。数字
化时代背景下，文字图像资料的信息量呈现几何式膨胀，同时，现代社会的物资

高速流动，使涉及人物历史，工程进度、文化发展等资料存在跨时间、跨部门、
跨空间分布的趋势。与此同时，全社会的信息意识迅速增强，不同背景的人们开

始有意识通过档案信息来维护自己的合法权益，用户数目的增长进一步对档案检
索的效率提出了严峻考验，也要求检索平台与检索方式趋于简便与普及。基于手
工检索而生的传统检索方式，无疑无法充分满足人们对档案信息准确性、丰富性、
知识性的需求。这些客观因素，决定了档案检索进步的必然。

（二）信息进步提供的技术支持
科技进步是推动档案事业发展的强大动力。档案工作涉及每一个部门，社会
每一个角落，首当其冲面临当代信息技术的发展革新带来的驱动力。首先，科技

进步给传统馆藏带来了图像、音频、视频、软件等信息，使检索目录呈现多元化；
其次，现代信息技术发展，给标准化、兼容化的检索平台的构建提供了可能；最
后，数字化的社会现实，使档案工作人员的知识结构与事务处理方法有了跨越式
发展。而今，日新月异的信息技术使得电子档案检索方式不断深化、扩充，正逐

步取代传统手工检索的主导地位，给档案检索带来了全新的机遇与挑战。
（三）社会部门分化整合的影响
作为一项开放性的工作，档案检索服务对象综合性和多样次性，馆藏内容也

牵涉社会生活、历史人文、自然地理等各个领域。其中，服务对象既是资料的提
供者，也是提取者，受当前的社会发展需求与简化政务的大环境影响，部门与企
业主体的编制规模变动大大增加，随着职能的变动，档案资料内容也在不断分化
整合。同时，服务对象所查的资料范围也在持续扩大，往往单个事项，就牵涉到

个人资历、行政公文、统计数据等多项内容，对信息要求越发“全”和“精”。
这些因素不可避免地影响了检索的侧重点与检索方式。

档案检索发展的是社会、科技、人文动因相互交织的结果，这些动因共同凝
聚成推动档案检索进步的动力，使之突破传统档案检索的瓶颈。然而，制约档案
检索向数字化进步的现实情况也始终存在。

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