Page 133 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第五章 档案的检索与利用

主题分析工作仅仅关注主题类型是不够的，还应该认真分析构成主题的因素。

按规定，主题因素包括主体因素、通用因素、位置因素、时间因素和文件类型因
素等五种。主体因素是指反映档案材料论述的主题中的关键性概念，是最重要的，
必须予以标引。时间因素揭示了文件的时间范围，是甄别、选择档案材料的关键，
一般也要标出。位置因素作为论述对象时，具有检索意义，也应该标示出来。至
于通用因素和文件类型因素，应斟酌具体情况决定取舍。

进行主题分析时，主要应掌握文件或案卷的内容特征。但由于文件或案卷的
标题一定程度上也会反映主题内容，而简介、前言、文摘等其他形式也能揭示一
些主题概念，因此这些形式特征也可以作为主题分析的依据。有时，把握好了形
式特征往往事半功倍。

2. 选择合适的标引方式
合适的标引方式，可以保证标引质量，加快标引速度。选择好标引方式应注
意以下几点：
一要考虑标引对象——档案的特点。普发性、参阅性、事务性、综合性文件，
一般可以采用浅度标引或概括标引的方式，用少量的、恰当的标引词标引，既可

以保证质量，满足利用需要，又可以加快标引速度。对重要的、查阅频率高的材
料，则应进行深度标引、分析标引，即用相对较多的检索标识标引，这样就提高
了专指度，保证了查全率和查准率。
二要考虑利用需求。例如，综合性档案馆的利用者具有广泛性、多样性的特点，

采用全面标引比较妥当。专业性档案馆的利用者，往往查找与专业有关的主题内
容，采用对口标引较为合适，这样标引，针对性强、专指度高，有完全的网络度。
三要考虑检索手段。手工检索工具的编制费时费力，而且检索速度慢，检索
效率不高；计算机检索速度快、效率高。因此标引时，要考虑检索手段的实际情
况，前者可以用较少的检索标识，后者可以用较多的检索标识。

四要考虑标引能力。标引工作难度大，工作量也大，绝非一蹴而就，所以标
引者一定要量力而行。分析标引与概括标引相比，分散标引与综合标引相比，全
面标引与对口标引相比，前者比后者具有更多的优点，但这些优点都是以付出较
多的时间和代价为基础的。标引时既要考虑客观需要，也要从实际情况出发，选

择标引方式。
3. 做好概念转换和审核工作
选用的揭示主题概念的检索语言，无论是主题词还是分类号，都应该是非他

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