Page 130 - 档案统计管理工作创新理论与应用

档案统计管理工作创新理论与应用

1. 正确选择著录级次与项目的必要性

①正确选择著录级次和项目是保证档案著录质量的关键。档案著录必须准确
地揭示档案的主题内容和形式特征，但在实际工作中，对著录级次和著录项目不
好把握，容易发生扩大或缩小著录范围的倾向。要做到既不重，不漏著录，又不
扩大、缩小范围，就要从实际出发，对具体案卷、文件、做具体分析，正确选择

著录级次和项目，保证著录质量。
②正确选择著录级次和项目可以提高著录效率，有利于微机输入。在著录过

程中是选择案卷级，还是文件级，是选择必要项目，还是选择项目，关系到著录
卡片数量和字数的多少，卡片著录项目越仔细，就费工费时。正确选择著录级次
和项目，做到级次恰当合理，项目既准确揭示档案内容和形式特征，又不项项必
著，才能加快著录速度，还能增加微机的存贮量，更有效地发挥微机的作用。

2. 档案著录级次与项目选择的原则和要求
国家颁布的《档案著录规则》规定：“按不同著录对象，区分为文件和案卷
级两种条目著录格式”“文件级和案卷级条目著录格式，按其载体形式均可分为

卡片式和书本式”“著录项目分为必要项目和选择项目”“著录级次分为简要级
次和详细级次”。这就是说，对著录级次和项目可以选择，但必须遵循一定的原则。
笔者认为应本着著录级次恰当合理，著录项目“少而精”的原则。坚持以下几点：
①坚持标准的统一性。档案著录工作是一项长远建设，也是档案管理科学化

的基础工作，它关系到微机联网和档案信息共享，因此，必须坚持统一标准，按
照国家规定的《档案管理规则》《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》进
行著录。

②坚持利用的有效性。就是依据档案的利用价值而定，凡有利用价值的档案
就著录，无利用价值的就不著录；就保管期限来说，永久、长期的著录在实际工
作中，既要考虑当前又要着眼长远，注意手检和机检的结合。
③坚持内容的准确性。著录项目的内容准确与否，关系到著录的质量。著录

内容不准确，就会直接影响档案的检索和利用。因此，著录必须做到正确地揭示
档案的主题内容。凡是已选择录项目的内容都要与原件进行认真核对，以求准确

无误。
④坚持形式的灵活性。就是在选择著录级次和项目上不拘泥于一种形式，就
采取什么形式，在著录级次的选择上，宜文则文，宜卷则卷，一张卡片能够明确

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