Page 137 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第五章 档案的检索与利用

库建设应当以档案目录数字化为首要任务，然后逐步扩展到档案正本的数字化。

在全文数字化的过程中，档案馆应当根据利用频率和档案的重要程度，递进
式进行全文数字化。先完成利用频率非常高的婚姻档案、退伍军人档案和改制国
有企业的离退休人员档案；先完成民国时期、明清时期的重点档案。
（二）整合资源，增加民生档案的比例

目前，地方档案馆主要职责为存储政府机构的公文资料，对社保、婚姻、拆
迁、房产、计生、环境、林权等民生档案的收集相对薄弱，大多散存于各职能部

门。而与之相对的是现今民众日益觉醒的档案维权需求，实际工作中，因为历史
民生档案的不完备和分散存储，给民众维护自己合法权益带来了许多不便。而民
众个人查档受交通条件制约，也对快速确定档案位置形成了强烈诉求。因此，地
方档案馆在现有条件允许下，不妨尝试增加民生档案种类，并在资料存储中有意

识选择数字化形式，减少馆藏数字化工程量。
（三）根据载体，改善检索方式
随着时代的变迁，档案载体目前已多样化发展，常见的载体有纸张、照片、

胶片、磁带、光碟、软盘等。然而，在目前的技术背景下，文字是最主要的检索
手段，图像和多媒体文件检索往往通过详细的文字描述检索实现，因此，档案馆
应加强对多媒体档案目录的建设，早日实现真正意义上的多媒体检索。例如，在
音视频中做到帧检索、帧定位、帧播放，结合语音检索、图像检索等先进技术，

直接可以检索并定位音视频中的语音内容，或根据某个图片检索出音视频中的响
应人像或物体。同时，及时对特殊载体进行复制更新，如软盘、录像带等载体，
必须及时转录为符合现代技术水平的多媒体资料，以免因硬件淘汰而造成的档案

丢失。
（四）针对实际，开发模糊搜索功能
在检索实践中，查阅人往往存在信息要素的不确定现象，库中存有档案却无
法检出的情况屡屡发生。因此，当利用者输入关键词但没有得到所需结果时，系

统需要进行相应的模糊搜索，提供主题近似的内容或者检索词。同时，尽量兼顾
发文方、文号、关键词、日期、类别等多种信息进行搜索筛选，以改善查询结果，

缩小甄别的范围。这一点，可以面向网络搜索引擎寻求经验。
对电子档案地再应用，主要包括两部分：一是浏览扫描的档案内容，二是对
扫描的档案图像识别后，再利用识别后的文本文字。一般如果需要文本，必须画

123