Page 131 - 档案统计管理工作创新理论与应用

第五章 档案的检索与利用

表述档案的内容和形式特征的就不必著多张卡片，在著录项目的选择上，必要项

目或主要项目已经明确揭示了档案内容和形式特征，其他项目就可以省略；著录
正文表达清楚了，附注项就没有必要著录。
3. 档案著录级次与项目的选择策略
档案著录的级次和项目是档案著录的重要环节，必须选择得当。档案著录级

次可分为 5 级：一是问题级，一份文件涉及几个问题，按问题分别著录，称为问
题级。二是文件级，一份文件作为一个著录单位称为文件级，这种情况较为普遍。
三是文件组合级，一个问题多份文件，作为一个著录单位称为文件组合级。四是
案卷级，一个案卷作为一个著录单位称为案卷级。五是案卷组合级，几个案卷同

属一个问题，可作为一个著录单位称为案卷组合级。
著录项目主要有两种：一是简要，只著录必要项目则为简要。未开展缩微的，
缩微号不著录外，其他均应全部著录。二是详细。必要项目和选择项目全著称为
详细。档案著录级次和项目，应根据著录对象具体选定。

第一，要熟悉档案室藏。选择著录级次和项目要针对著录对象，从档案室藏
的实际情况出发，为此要档案室藏进行全面的调查了解，充分掌握档案室藏内容，
正确分布档案室藏的结构特点，确定著录级次和项目。
第二，要掌握标准。正确选择著录级次和项目，必须掌握统一标准，严格按

照标准开展著录工作。
第三，要制订细则。在熟悉档案室藏，掌握标准的基础上，按照《档案著录
规则》制订出符合档案室藏实际的档案著录实施细则。从著录的指导思想、原则
要求、著录级次和项目以及实施的具体步骤等都要做出较为详细、具体的规定。

第四，要搞好培训。开展档案著录工作，要求著录人员不仅具有较高的档案
业务素质，还必须具有较高的分析问题的能力和文字水平。所以，在著录工作开
展前，要对有关人员进行培训。

二、档案标引

（一）档案标引简介
档案标引是对文件或案卷的内容进行主体分析，根据检索语言赋予检索标识

的过程。档案标引按照检索体系可分为主题标引和分类标引。
1. 主题标引
主题标引是对档案内容进行主题分析，赋予主题词标识的过程。它在档案检

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