Page 157 - 大数据时代智慧档案馆建设与创新管理模式

第六章 新时期档案信息管理的相关研究

“读取”“写入”和“完全控制”，在方便信息资源共享的情况下，也保证信息

的安全。
（2）档案信息资源建设
第一，现存档案数字化。以前档案室库藏的档案以传统载体为主，利用档案
需要到档案库房借阅。现在集团对库藏档案进行了数字化处理，即对现存档案进

行全文扫描并挂接在档案信息管理系统中，利用服务器在局域网上提供利用。访
问者能在计算机上查阅到档案的扫描版全文。第二，电子文件。近年来随着计算
机辅助设计、办公自动化系统的广泛应用，在工作中直接形成了很多电子文件。

在计算机辅助设计系统中形成的电子文件一般包括图像文件、图形文件、数据
文件、文本文件和计算机程序等。在办公自动化系统中形成的电子文件一般包括
文件的正文、修改过程的记录、修改痕迹的记录、发文稿纸（包括领导的签名）
等。公司在接收新档案时，同时接收纸质档案与电子文件。电子文件挂接在档案

信息管理系统中相应的纸质档案条目上，可满足档案信息全息化查询，提高了档
案信息的利用效率。
（3）档案信息管理系统

第一，档案信息管理系统的建设。公司使用的是C/S架构与B/S架构相结合的
档案信息管理系统。C/S架构响应速度快，操作界面丰富，可以实现多层登入认
证，安全性容易保证，人机交互性较强。B/S架构的优点是通用性较强，客户端

无需安装，适用于无客户端的广域网与局域网，用Web浏览器即可对档案信息进
行浏览，并通过设置权限控制用户访问。当档案管理软件更新时，无需升级每个
客户端，直接升级服务器就能完成软件更新。C/S架构与B/S架构相结合的档案信

息管理系统为不需要借阅纸质文件的使用者提供了平台，减轻了档案库房查阅负
担。第二，档案信息管理系统的应用。公司档案信息管理系统采用动态的流程管
理，是专、兼职档案人员从事档案数据输入、档案数据审核、档案查询、档案统
计等工作的平台。为了提高工作效率，方便档案信息管理，档案信息管理系统提

供了非常完整的档案数据管理模块，其中包括文件登记、盖章管理、档案接收、
档案整理、档案检索、统计报表、权限设置等近20项档案信息化管理功能。此
外，在线档案WEB查询系统是公司专门为非档案管理人员提供的一个档案信息

查询平台。在档案WEB查询系统中，档案信息以列表、详表、全文等多种形式
呈现，查阅者可以根据需要查找相关内容。

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