Page 188 - 大数据时代智慧档案馆建设与创新管理模式

大数据时代智慧档案馆建设与创新管理模式
Construction and Innovative Management of Smart Archives in the Era of Big Data

3.流动人员档案管理存在的问题

（1）人员流动带来的挑战
流动人员人事档案具有其自身的特点：流动性、分散性、易失性、管理难度
大、利用率高。这是由流动人员的自身特点而决定的，流动人员人事档案的建立
是动态变化的，随着流动人员个人的发展不断补充记载，也是随着流动人员的流

动而不断流动。分散性是由于流动人员类别较广，其档案所归属管理部门也是分
散的，有的可能在人才流动服务机构保存，有的在劳动力市场。易失性即流动人
员人事档案在流动过程中会发生遗失的情况，档案和人的流动不能保持完全同

步，造成“人档分离”状况的发生。由于流动人员频繁流动的特性使得用人单位
对其人事档案的利用率大大提高，这也进一步增加了其人事档案管理的难度。这
些由流动人员决定的特性，必然会造成流动人事档案在档案转递、收集整理、保
管和利用等方面存在各种的问题。如流动人员从原单位进入新的人才市场时，由

于已离职而导致原单位对其人事档案的管理不重视，让其各自带档案进行保管，
一些高校学生由于未按时找到工作而导致其档案也由个人保管，这都是档案传递
移交不规范的行为，易导致后期信息资料搜集难，信息核实困难，档案更新不及

时，档案传递效率低，档案滞留、档案泄露和遗失等档案管理不规范的问题。
（2）利用方式与利用率问题
传统的人事档案管理机制，为确保个人档案的机密性和安全性，往往要求人

事档案必须是封闭的，当事人和其他人员都无权查阅，这在一定程度上确保了人
事档案管理的安全可靠性，但在这种绝对保密的管理模式下，使得流动人员人
事档案的价值大打折扣，这种对人事档案的利用方式大大降低了人事档案的利用

率。由于这种不够开放的管理，导致各部门对档案利用率不足，比如招聘环节，
用人单位对人员的证书更为青睐而不重视档案，又如人员进入用人单位后档案没
有进馆，给不良用心的人有空可钻。同时由于一些档案管理机构对流动人员人事
档案管理方式不先进，现代化，信息技术利用程度不高，人事档案管理部门各自

为政，没有进行交流合作，也未构成一个全面、开放、共享的档案网络化管理系
统，导致了档案管理效率低下。
4.优化流动人员人事档案管理的策略

（1）加强现代化建设，实现信息化管理
人事档案的管理与保存要满足现代化社会的发展，传统的纸质档案给档案管

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