Page 191 - 大数据时代智慧档案馆建设与创新管理模式

第七章 机关事业单位档案管理的相关思考

息化的特征是标准化、数字化和网络化。人事档案管理人员可以利用相关的设

备，将档案资料进行数字化的记录，并将其录入到信息管理系统中，并对其进行
统一的集成、分类和存储。利用互联网实现了档案资源的跨区域迁移与共享，使
档案管理更加协调、更加符合时代发展的要求。人事档案管理的信息化，使过去
的人事档案管理模式发生了翻天覆地的变化，使档案的管理水平得到了明显的提

升。具体而言，首先，人事档案信息化能有效地减少档案管理人员的工作负担，
并能对档案资料进行及时的更新，保证档案资讯的完整性与正确性。其次，实现
了人事档案的数字化，能够对有关的档案资料进行自动的处理，从而节约了人事

物力和人事物力。另外，人事档案管理信息化在对文档信息进行查询时，可以利
用检索功能迅速查找，使信息服务更加有效。同时，人事档案的信息化也能为有
关单位提供更好的服务，从而避免发生人员的争议。最后，采用信息化的管理方
式，可以有效地保障个人的档案资料的安全性。

2.意义
首先，加快流动人员档案数字化工作的进程。人事档案信息化是一种先进的
档案管理的技术手段和方法，使相关单位的行政管理和办公效率得到了极大的提

升。人事档案资料管理能有效地防止传统工作方式的失误，使档案工作人员在摆
脱了繁重的工作琐事的同时，强化人事档案管理的调入和调出，确保工作过程的
严密、流畅、高效，提升整体管理层次。人事档案管理信息化能够从电脑中直接

获取人员的全部资料。采用科学可行的人事档案资料管理制度，将人事资料录入
人事档案系统，可以方便地提取出人员的个人信息，从而极大地提高了工作的效
率。所以，把流动人员档案资料从单一的纸质资料管理转变为纸质资料与资讯资

料并存的管理模式，能让档案工作者避免重复、烦琐的人工流程。同时，建立人
才公共服务机构与有关部门的档案资料共享及系统整合的方式，以实现全业务流
程的自动化。
其次，缩短查阅时间，进行数据化分析。大量的数据分析和数据收集，将会

大大减少档案查阅时间，同时，还可以作为决策的依据。以单个电子档案为基
础，对电脑中储存的档案资料进行索引，通过检索，档案管理人员可以很容易地
发现档案的所在。还可直接查询档案全文资料库。信息管理的优点是能够按要求

对文档进行大量的处理，如筛选、分类汇总、统计分析等。这是一种从传统的
文件管理模式向人事信息化资源管理模式的转变。传统的档案检索方式是由管理

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