Page 71 - 大数据时代智慧档案馆建设与创新管理模式

第二章 档案管理的转型及发展研究

信息数据库，寻找与用户请求相符的信息资源；第四步，数据库将结果反馈到服

务系统进行识别；第五步，服务系统将用户检索请求以页面形式呈现；第六步，
用户查询或利用满足检索条件的信息，如不满足，可以使用其他检索方法继续检
索。自助服务平台完全是自助化、网络化操作，跳过了传统服务模式中服务者的
“中间”操作环节，既使得服务者从日常事务中得到解脱，节约了档案管理的人

力与物力，又能保证自助服务的实现，满足用户利用需求。另外，档案服务人员
居于从属地位。档案信息自助服务模式中，档案服务人员不再居于主体地位，其
主要负责服务流程中档案信息服务平台的构建与维护，不直接参与到实际服务工

作中。传统档案信息服务工作中，档案服务人员从事为用户提供查询、复印等基
础性工作，浪费了大量的时间与精力。数字档案馆的推进使得档案服务人员从烦
琐的事务性服务中得以解脱，把工作重心转移到对用户的指导和导航上，从而有
更多时间和精力参与到数字档案馆整体发展战略中来，如数据库建设和服务系统

的改造与升级等，实现档案馆工作重心从“书本位”向“人本位”转移，工作对
象从文献向信息转移。
（三）构建数字档案馆档案信息自助服务模式的建议

1.重视数字档案馆门户网站的建设
信息时代下，由于用户群体对于网络的依赖性，用户更多会使用Internet利用
档案信息资源，因此，数字档案馆门户网站就成为提供服务的窗口平台。数字档

案馆网站的总体设计应体现“以人为本，以内容为中心”的原则，要把数字档案
馆内外、网上网下的档案信息资源集中在一个互联网页面上，简化档案信息用户
对有用档案信息的查询，并根据相应的规则向档案信息用户提供“一站式”服

务。首先，出于对用户信息的保密和网站的维护，网站首页要设置注册和登录窗
口。用户在注册成为网站会员时，需要填写部分真实信息，如姓名、证件号、电
子邮箱等，这些信息会保存在计算机服务器终端供用户登录使用。出于网络安全
的考虑，档案管理者要做好网站的安全维护，防止用户信息外泄或被非法使用。

同时，用户需按照网站设置的服务流程和规则，合理合法地利用档案信息。其
次，要在门户网站上比较显眼的位置设置检索服务选项，以保证用户便捷地检索
档案信息资源。在检索方式的设置上，一般有六种：关键字、类别、时间、来

源、文号与专题检索。用户可以根据自己的需求自助地选择检索方式，方便快
捷。再次，门户网站要设置多种档案信息利用方式，如“加入收藏”“打印本

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