Page 24 - 信息化背景下人事档案管理的创新

第一章 概论

第三，以开放的姿态融入文档一体化全程管理系统之中。在片面强调人事
档案保密的观念下，人事档案管理部门一直游离于文档一体化系统管理之外，一
直依赖“坐、等、靠、要”四字经来指导档案材料的收集工作。既然我们承认人

事档案是文件的集合体，那么收集人事档案的最好时机应该也是文件自身形成之
时，人事档案材料的收集管理工作的起点也应相应的前移，实行前端控制，主动
在文档一体化的系统中去关注那些将米可能成为人事档案材料的现行文件的运动
情况，在必要的时候可采用逻辑归档，而不必等到物理归档之时，这将会极大地

提高人事档案材料的“新鲜度”。
第四，邀请个人参与人事档案的建立和管理。人事档案既然是个人活动的记
录，最全面了解个人活动的也是本人，在实践管理活动中，可邀请个人监督和参
与建立其个人的档案。一方面可以增加人事档案的透明度，另一方面也能寻求到

个人的理解和支持，单纯地依靠档案管理人员去收集每个人各类活动的记录显然
是不够的，如个人的社会活动、学术成就、个人信息的变化、照片、VCR 等是
无法及时、全面收集到的。人事档案管理部门可以为每个人建立一个“个人人事
档案帐户”，与档案所属个人共同动态地管理其档案，每个人的人事档案基本信

息都放入其中，个人提供的各类动态信息在经过档案人员的审核后都可以进入此
帐户，并据此收集实体的文件材料归档。
（2）加快人事档案管理的信息化建设，尝试建立人事信息中心
目前人事档案管理的重心还是实体纸质档案，管理的手段还是手工为主、计

算机为辅，信息化建设水平不高，这与电子时代电子文件是档案形成的主体这一
趋势不相符合。
第一，改革人事档案立卷方式，实现以“件”代“卷”。为了适应当前新形
势，人事档案的立卷改革势在必行，传统案卷的装订繁琐复杂，基层人事档案人

员的时间和精力都被束缚在裁剪、装订案卷之中，而对档案信息的开发和利用心
有余而力不足。“卷”的管理就像枷锁卡在文件流动的进程中，而以“件”为单
位管理，达到以运动的态势来管理档案，不但能实现与电子文件的有效衔接，更
能将广大基层人事档案工作者解放出来，使他们将精力投入到人事档案的信息开

发和资源建设中来。
第二，重视电子文件的收集，实现“双轨制”管理。文件连续体理论是文件
生命周期在电子文件时代的延续和补充，文件连续体模式为我们实现电子文件的

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