Page 25 - 信息化背景下人事档案管理的创新

Innovation of Personnel File Management Under the Background of Informatization
信息化背景下人事档案管理的创新

最优化管理带来了启示。在电子文件日益成为档案主体来源的今天，人事档案面
临的状况也是如此，遗憾的是，人事档案管理部门目前并没有采取相应的对策。
于是在实践工作中，我们通常看到这样的现实：一些人事档案现代化建设开展得

比较好的单位，他们花费了大量的时间和精力，将以前归档的已有电子文件的纸
质档案重新进行数字化，同时对数字化后的人事档案却缺少合理的管理，开发利
用更无从谈起。摆在人事档案管理部门面前的问题是，电子文件应不应该被纳入
到归档范围，如何收集，如何管理 ? 借鉴文书档案部门和图书部门的做法，实行

“双轨制”可以在现阶段完成此项任务。“双轨制”是建立在文件连续体理论上
的一种对电子文件和纸质文件同时兼顾管理的模式，是符合我国对档案的传统认
知习惯和使用方式，同时又能与电子文件时代接轨的一种管理模式。在实际工作
中，实行人事档案管理“双轨制”强调的是对纸质档案和电子文件的并存管理；

而在操作层面上，“双轨制”则意味着从对纸质档案的管理过渡到对信息、知识
和数据的挖掘、融合与输出，是对信息洪流的疏导和规范。因此，人事档案管理
部门在实践工作中，要有意识地将电子文件纳入到档案收集的范围之中，并同时
建立起人事档案的电子档案，在归档的方式上可采取灵活的逻辑归档，在电子档

案的管理方式上，可利用档案目录实施对电子文件的有序管理，总目录中的每条
子目录都与相对应的电子文件相链接。
第三，创建全国人事信息中心的设想。在电子文件时代，人事档案管理部门
因拥有大量的第一手人事档案信息材料，可以承担建设人事信息中心的角色。此

中心是一个电子化的人事信息的仓库，用户可以通过网络方便地利用档案。这里
包括两方面内容，一个是人事信息数据系统，另一个是人事档案原件的数字系统，
以及与此相配套的 OA 办公系统，档案数字化系统，WEB 查询与信息收集、发
布子系统等。从传统人事档案管理部门向人事信息中心的发展，需要三个相互联

系的阶段：第一阶段是实现档案室工作的自动化，建立自动化系统，并由计算机
代替手工；第二阶段是利用现代化手段，以信息资源管理的方式实现室藏档案的
数字化，并利用相应的软件系统、局域网组建本单位、部门的微型人事信息中心；
第三阶段是以市、省逐步建立系统内部的专网，将若干基层人事档案管理部门联

合起来，组建人事信息中心，遵循共同协议，实现人事信息共享。组织人事部门
可通过内网计算机终端提出需求或自动完成人事信息的查询、统计，完全不受时
空的限制。当前绝大多数档案管理部门还处于第一个层次，要实现建设人事信息

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