Page 31 - 信息化背景下人事档案管理的创新

Innovation of Personnel File Management Under the Background of Informatization
信息化背景下人事档案管理的创新

它对各政府机构的人事档案管理有权进行监督和指导，包括制定机关入事档案管
理政策、程序和标准，开办机关人事档案管理人员培训班，直接开展工作检查，
等等。这两个中心是密切协作的，以达到充分保障政府人事档案管理质量的目的。

非现职人员的人事档案由国家人事文件中心集中保管，该中心更是国家档案与文
件署的下属机构。可见，美国通过“双中心”的集中领导体制，较好地实现了联
邦政府人事档案的统一管理，这为人事档案价值的实现提供了制度保证。
美国人事档案的集中管理体制是与整个联邦政府档案的集中管理密不可分

的。国家档案与文件署作为联邦政府档案行政指挥中心，统一领导着国家档案馆
（含 12 个地区分馆）、15 个联邦文件中心、12 个总统图书馆。在这种集中体制
下，美国国家档案馆成为世界上规模最大、馆藏门类最齐全、综合性最强的档案
馆，也成为国家社会记忆的集中保存场所。集中管理体制的背后，反映出的是对

档案（包括人事档案在内）价值和作用的深刻认识，也是对档案工作重要性和地
位的充分肯定。美国著名档案学者谢伦伯格曾经说过：“对档案的重视程度是衡
量一个国家文明水平的最好尺度”。正因为如此，当前国外档案管理体制才出现
了集中化的发展趋势。

国外对人事档案的集中管理实质上表明他们对人事档案的高度重视。人事档
案作为国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的、反映个人社会经历和德才
能绩等方面数据和信息的原始记录，小到对机关工作的正常开展，大到对社会秩
序的良性运行，都具有重要意义。在发达国家，人事档案往往被当作维护社会秩

序的有力工具，在促进人才的合理流动和优化配置方面发挥着重要功能。特别是
在当前，人事档案管理又被视为现代人力资源管理的重要组成部分，其重要性更
加突显。但应当说明的是，重视人事档案虽然是国际潮流，但对人事档案价值的
理解和功能的发挥，中外还是存在较大差异的。

第二，国外人事档案管理的机构设置颇具特色。人事档案的集中管理需要组
织机构来具体实现。各单位的人事部门保管现职人员的人事档案是各国普遍通行
的一种做法，这有利于发挥档案的现行作用，符合文件的生命运动规律。对于非
现职人员的人事档案，国外比较流行的做法是设立人事文件中心集中保管，这是

一种具有集约式和半开放式特点、易于产生规模效益的人事档案管理机构。美国
最为典型，国家人事文件中心隶属于联邦政府，负责集中保存政府和军队系统中
已进入半现行期的人事档案。这种管理机构具有经济、高效的突出优点。

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