Page 32 - 信息化背景下人事档案管理的创新

第一章 概论

众所周知，起源于美国的文件中心是当前世界倍受青睐的一种新型文件管理
机构，最大的优点是经济实用，具有突出的规模效益。美国设置了十余个联邦文
件中心，把所有联邦机构的半现行文件（相当于我国机关档案室保存的档案）集

中保管起来，这使每个机构无需单独设立档案室，易于产生规模效益。并且，由
于文件中心的建筑造价、库房以及装具设施相对低廉，文件保管成本更是比机关
档案室大大降低。因此，经济实用的突出优点是文件中心风靡全球的直接原因。
美国曾经统计过，建立了联邦文件中心之后，联邦政府每年的文件保管费用节约
高达 1.43 亿美元。加拿大也发现文件中心带来的规模效益可以为机关节省 75%

的文件保管经费。国家人事文件中心作为文件中心的一种形式，同样具有文件
中心的这种优越性。它把政府和军队系统进入半现行期的人事档案集中保存起
来，不仅大大减轻了各机关的工作负担，而且降低了各机关自行保管人事档案的

成本。
除了经济实用的突出优点之外，国家人事文件中心还具有其他方面的优越性。
例如，它可以充当整个联邦政府和军队系统人事档案信息查询、交流和共享中心，
方便各机关以及相对人的查询利用；还可以充当政府和军队系统的“人才库”，

为人力资源的优化配置和合理流动提供有利条件。再如，从档案专业视角来看，
国家人事文件中心也是人事档案进入国家档案馆的“前哨站”，因为只有很小一
部分具有永久价值的人事档案最终才能进入国家档案馆永久保存，在文件中心保
存期间，国家档案与文件署都会统一规定人事档案的整理办法、保管条件、鉴定

标准等等，这样可以充分保证人事档案的进馆质量。
第三，国外人事档案的开放利用具有较为鲜明的特色。这种特点可以概括为
“积极利用与审慎开放相结合”，在服务对象、利用实施方式和利用程序等方面
均有明显体现。

在人事档案的服务对象上，发达国家规定得较为宽泛，例如，美国国家人事
文件中心在网络主页上就明确提出其使命是为“政府机构、退伍军人、前政府文
职雇员、家庭成员、历史学者以及研究人员提供世界一流的服务”。
尽管如此，但大多数国家一般只是把政府机构与人事档案的相对人视为服务

对象的主体，对利用者的限定措施都比较严格，比如美国就规定只有相对人本人
或是经过相对人书面授权的对象才能查阅人事档案，能够向公众开放的范围和信
息是很有限的。

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