Page 50 - 信息化背景下人事档案管理的创新

第一章 概论

人事档案的神秘面纱逐渐揭开。人事档案作为当事人个人经历和德、能、勤、绩
的客观记录，也逐渐变得公开、透明，信息开放已经成为时代的必然趋势。
需要看到，人事档案开放性也是尊重当事人知情权的必然，既包括能直接识

别本人的个人信息资料，如肖像、姓名、身份证等，又包括与其他资料相结合才
能识别本人的间接信息资料，如职业、收入、学历、奖惩等。有时候，人事档案
管理中知情权与管理的要求存在着冲突，这要求档案管理单位与个人能够正确地
处理。对于档案管理单位而言，不能过分强调保密，需要树立人事档案开放意识，

只有在一定范围内开放档案，满足公民知情权的需要，才能促进档案的完整、真
实和透明。对个人而言，知情也是有限的，不可能享有无限的知情权，这是维护
组织机构的利益，只有保障和其他有关人员权益，才能保障人事工作的正常开展。
需要注意的是，人事档案的开放并不意味着人事档案信息对所有人开放。人

事档案信息开放是有程度和范围限制的。现阶段，人事档案管理部门适当地向当
事人开放一些个人信息还是有必要的。通过人事档案管理信息服务平台实现人事
档案远程化查找和利用，既保证当事人对档案的知情权，也便于当事人利用档案，
是人事档案开放的必然趋势。

（五）双轨制原则
人事档案信息化过程中，由于电子文件的法律地位和证据作用还没有被普遍
地认定，因此，具有重要保存价值的人事档案电子文件（尤其是办公自动化过程
中的人事档案方面的、具有永久保存价值的电子文件）必须转化成纸质文件进行

归档，以保证其法律地位。这一做法符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T
18894-2002）的基本规定：“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，
如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件
的电子版本、纸质版本或缩微品。”

对于重要的人事档案电子公文，鉴于当代电子信息载体的不稳定性，同一内
容的人事档案电子公文往往需要采取两种不同质地存储介，质进行存储，且采取
异地保存的方法，这是保证人事档案文件长期存取的重要方法。

三、信息化背景下人事档案管理发展方向

（一）信息化
在信息化背景下，人事档案信息化建设成为必然发展方向，简单来说是借助

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