Page 57 - 信息化背景下人事档案管理的创新

Innovation of Personnel File Management Under the Background of Informatization
信息化背景下人事档案管理的创新

要轻易打乱重整。一般地说，只要不是零散文件，已经整理而有规可循、有日可
查，即应力求保持其原有的悔清整理体系。或者不冉重新整理，而哪冲通过完善
检索工具等其他环节进行弥补；或者只作必要的部分加李前歼工整理。

第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果。不要轻易
破坏以往整理和保存的历史状况。也就是说，对必须进行一定整理的档案，也要
注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。对其中可取的方法应
该适当地吸收或保留。即使某些简单的保存和清理工作的痕迹，如原有的捆、包，

简单的纲目，随手注记的年月、单位、内容和数量等有关标识，也往往是值得参
考的线索而应予以重视。
（三）保持文件之间的历史联系
所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互

关系。档案文件一般是以单件的个体形式陆续地产生，而以组合的群体形式持久
地存在和运动的。因此，整理档案不能根据偶然的需要和人为的联系随意分合，
必须按照档案形成的规律，保持文件在其形成者实践活动中固有的联系进行整理，
才能把文件组成科学的有机体系 . 如实地反映山历史活动的面貌和文件的系统内

容。这是档案整理区别于图书、情报资料等其他文献整理的一个重要特点。文件
群体的这种联系，在某些书籍和法规文件中有时也被称为文件之间的。“内在联
系”、“有机联系”，其含义都是相同的。近年来在国外也有按照文件的“历史
联系或逻辑联系”整理不同类型档案的提法，对我们也有参考意义。鉴于档案是

历史文件的系统积累物的特点，我们对其内在的各种联系着重表述为“文件之间
的历史联系”，它包含看逻辑性和历史性的统—。
总之，保持文件之间的联系整理出的档案，便于保管和利用。但是，保持文
件的联系和便于保管利用，有时也不尽一致。比如，一次重要的调查活动形成的

座谈记录文稿和录音磁带，以及关于调查日程和经费问题的请示、批复、报销的
记账凭证，就其内容而言，无疑互有密切联系，而且是重要的联系。但把这些形
式不同的材料全部混同起来进行整理，则显然不便于保管和利用。整理档案是一
项复杂细致的工作，同样是在保持联系的情况下，往往可以有各种不同的具体做

法。在整理档案时，特别是在保持文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时
候，不能机械地运用保持文件联系的原则，要充分考虑档案保管和利用的方便。

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