Page 62 - 信息化背景下人事档案管理的创新

第二章 人事档案信息的收集和整理

贮藏重要文书档案，同时还是学术研究的场所，所以，汉代的档案库仍然具有综
合性，它集图书馆、档案库、学术研究馆于一体。
正副本制度的实行：

周代的重要档案都有正、副本，正本妥善保存在宗庙内，副本有多份，分别
存放在职官、史官处。正副本的建立也开创了档案按文本分类的先河。但是，周
王朝档案的分类依据主要还是职官的划分。同周代一样，秦王朝的重要档案也都
有正、副本之分。“秦王朝在发展和巩固自己政权的过程中形成了大量的档案，

其中最重要的是律法、户籍和舆图。”这些档案都是秦王朝统治的重要工具，因
此，秦代的档案大体上就是按照律法、户籍、舆图这些文种分类的。同时，也按
正副文本分类整理和保管。商、周、秦、汉时期的档案分类采用的按职官、文种、
文本、时间和载体材质等特征的分类法就是我国古代档案分类的主要标准了。他

们都是人们为了档案的有序化和方便利用而自然而然的形成的。
专门档案的出现：
到了唐宋时期，档案保藏机构由多重职能转变为了单一职能性质，就出现了
专门性质的档案库。唐朝的甲库就是中书、门下、尚书三省机关中分别设置的专

门保管官员甲历档案的机构。唐太宗时期，非常注意用人，科举制度使得铨选的
官员非常多，形成了大量的甲历档案，因此就专门成立了收藏甲历档案的库房。
到了后期，随着铨选制度的腐朽，甲库的管理也出现了许多弊端。但是，甲库仍
然是当时档案工作发展的一个重要标志。

唐宋时期，虽然仍把官职、文种、文本等作为档案分类的主要依据，但是有
了专门档案的分类整理，更具特色。唐朝出现了专门档案一甲历档案，是当时的
人事档案。甲历档案中包括选解、家状、保结、铨注材料、告身还有勋甲和封甲
等材料。这些材料数量庞大，种类繁多，如果不分门别类的系统整理是无法利用

的。据史料记载，“甲历档案的分类，一般先按年度分开，再以出身、官阶高低
来分类，若干人为一甲，分别保存，使官甲井然有序，便于一年一度铨选时查阅
和统计”唐代甲历档案的分类时根据其特点在长期实践中形成的，便于查找和利
用。宋代的时候皇权高度集中，机构设置也比较臃肿。宋代的档案要求按时期按

机构的逐层移交，集中管理，这样在移交的过程中，自然就形成了按档案形成机
构和地域分类的做法。
分到每一个架阁库中的档案再按时间、文种、地区等特征分类排列。宋代的

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