Page 152 - 档案管理的信息化发展探究及实践

Exploration and Practice of Informationization Development in Archives Management
档案管理的信息化发展探究及实践

“应采用 300dpi 分辨率扫描”。关于国家标准的分类，Ｔ代表推荐性国家标准，
并非强制的统一标准，因此，各单位在实施政策时所把握的标准也有所不同。
由于分辨率越高，扫描获得的图片也就越清晰，不同的扫描仪和数字化软件所
能获取的数字化档案分辨率也有所不同。因此，有的单位直接依照《规范》使用

300dpi 进行数字化档案的获取，可以完全满足目前日常工作的需要；而有的单位
追求更加清晰的数字化档案，在条件允许的基础上使用更加高级的扫描设备，进
行更加高清的数字化档案扫描。这就导致了一个问题，不同分辨率的数字化档案
在转交时可能会出现接收方无法接收电子档案的问题。

2. 存储格式不一致
由于人事档案的特殊性，导出的并不是简单的 PDF 格式，而是只有干部人
事档案数字化系统才能识别的特殊格式。此时就会出现另一个问题，不同的软件
开发过程不同，导出的加密格式也不同。市级以下干部很少有跨省交流的情况，

在省内统一的标准下可以互相识别，但是跨省就会出现无法接收的情况，因此，
在人事档案转交过程中，通常会直接不转交电子档案。
3. 早期数字化档案内容缺失
目前，人事档案只在进入干部队伍时才交由组织人事部门保管，至此才开始

形成完整的数字化档案。而在早期，均由各个不同的归属单位进行保管，几乎未
进行过数字化，加上档案跟随人事关系变动会进行多次转递，容易出现档案内容
丢失的现象，一旦后期需要回溯查找，将会带来极大的困难。根据数字治理理论，
建立个人信息数据库是十分重要的。个人早期的计生、户籍、教育等一系列重要

相关信息，当进入干部人事系统时，既能够获得更加全面的信息，同时这些信息
还能够对其他档案信息的真假提供重要的鉴别价值，这样可以更好地满足组织人
事部门对于档案的需求。
由于过去档案管理不规范，不只是组织人事部门，尤其是学校、企业等，应

该归入档案的材料未在第一时间放入，同时也未对档案进行精心保管。后来随着
时间的推移，本身保管不善加之档案四处转递，造成一些重要的档案材料一时无
法找到，致使干部的早期关键信息难以确认，一些人事档案在后期需进一步补充
完善，给档案工作带来很多困难。在人事档案数字化管理的各个环节中，档案收

集是一切工作的基础。前面已经提到过，档案的真实性与完整性非常重要，随着
时间的推移和人员的流动，档案会变得愈发丰富和多元。组织人事部门在干部晋

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