Page 153 - 档案管理的信息化发展探究及实践

第五章 干部人事档案数字化转型研究

升、工资变动时，应当主动及时制作备案材料，确保干部档案的完整性。在归档
的过程中，由于涉及多种人事档案材料，档案管理人员需要掌握归档材料的规则
和要求，以确定档案材料是否符合归档要求，确保归档的效率和质量。由于组织
部和人社局档案室集中存档，但没有数量充足的工作人员，所以很多时候档案无

法在第一时间整理装订成册，随着时间的推移和组织人事部门工作人员的轮换、
离职，档案资料滞后时间较长，一些重要材料因工作人员的疏忽或工作质量差而
丢失，有些干部档案数字化时，无法将完整的档案信息存入数据库。工作人员在
对纸质档案材料进行全卷宗数字化时，通常的做法是，逐一编号扫描上传，且负

责数字化的工作人员通常是借调人员，他们接触档案工作时间短，识别丢失档案
的能力有限，这导致数字化档案上传到数据库的文件不完整，在对缺失的档案进
行补充和完善时，工作人员需要对同一类别下的所有文件进行重新编码、扫描和
上传，造成人力物力的极大浪费，给Ｆ区干部人事档案数字化的整体工作进度带

来了不小的影响。
（三）数字化档案内部利用率低
1. 干部信息数据更新不同步
进入干部队伍后，干部的一切基本信息都要以档案审核的结果为准，包括年

龄、工龄、党龄、学历、工作经历、干部身份（“三龄二历一身份”）都以档案
审核为准，而档案审核又会随着国家政策的变化而不断更新，这就造成一些干部
的基本信息不是一成不变的。档案审核结果更新后，所有对应的系统信息都需要
进行更新，但由于不同干部人事相关信息系统之间存在着信息孤岛，各个系统内

的信息更新不同步、不一致。这样一来各个系统各自为政，成为信息孤岛，无法
流通和共享，这也导致各系统之间存在着严重的信息重复现象。
2. 数字化档案内部使用效率低
人事档案虽已进行了数字化扫描，但是在实际工作中使用率不高，主要体现

在两个方面。一是档案查阅方面。人事档案主要向干部管理部门开放，从而方便
他们通过查阅档案了解干部信息，但这仅仅对组织人事单位开放权限，他们也只
能内部使用。如果其他单位有查档需求，需要填写备案审批表，由主管领导签字
盖章，查阅流程复杂，操作不便。档案数字化后，在线查询是最基本的功能，应

当向日常档案查阅工作开放此项功能，在一名工作人员的监督下，使用档案信息
管理系统进行查询，如需要复印其中的内容，可直接从管理系统中在线打印，这

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