Page 158 - 档案管理的信息化发展探究及实践

Exploration and Practice of Informationization Development in Archives Management
档案管理的信息化发展探究及实践

自独立建设的，且没有统一标准，因此不能共享，只能采用重复输入的方法。换
句话说，干部信息的变化，比如学历的变化，在每个系统中需要改变一次，这样
既无法保证所有系统中相同信息的同步性，同时在多次输入的过程中，也容易出
现错误，从而导致各系统中内容不同。并且同一信息多次维护，也造成了较大的

工作负荷，这样大量的重复劳动，反而降低了工作效率，这与数字化改善效率的
目的背道而驰。
2. 不注重数字化档案服务于宏观研判
干部人事档案的利用明显与当前对于档案的需求不匹配，一直以来“重存轻

用”都是干部人事档案管理中的一大弊端。在很多人看来，档案里面有很多隐私、
机密，所以不能轻易让别人看到，因此采用的态度是能不让看就不让看。可事实
上，档案的价值就在于使用，就在于能够为干部管理、任免提供充足的依据，能
够为保障干部权益提供凭证。所以，必须更加深入地运用，才能够更好地发挥其

价值，才能让人事档案管理工作更具有意义。
3. 数据安全技术有待提升
干部人事档案的共享分为内部共享和外部共享。内部共享适用于本单位工作
人员、机关事业单位人事部门，这部分人在查阅档案信息时相对容易一些，但仅

限定在部门内部可使用在线查阅功能；其他人员或部门要查阅干部人事档案时，
需填写查档审批表，由主管领导签字盖章，查阅流程复杂，操作不方便。部门间
掌握的信息不能及时互联，部门间沟通困难，信息封闭。外部共享适用于一般查
阅人员、其他社会机构等，因档案信息未接入互联网，这部分群体在查阅档案时

相对困难；外部共享行为过程中，对于来现场查阅的情况，非专业人士对档案保
密性了解不够，可能会对档案进行拍照，需要对查档人员进行严格监管。
干部档案的数据安全是一个不容忽视的重要问题。数据安全是数字化时代的
重要问题，更是干部人事档案管理中的关键问题。数字化管理与网络和计算机息

息相关，一旦受到恶意攻击，可能会造成信息损坏或丢失，甚至可能被恶意篡改，
造成的影响将是非常大的。主要有以下几个方面：一是软硬件设备的安全问题。
软硬件设施升级速度快，安全性无法及时迭代；二是数字化过程中的安全问题。
由于干部档案内容多为纸质文件，每卷档案数量大，扫描和录入管理系统的时间

长，工作量大，安全保密工作敷衍；三是管理系统的安全性。当前很多单位使用
的管理系统技术较为落后，脱节严重，与工作实践结合较少，系统设计存在功能

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