Page 163 - 档案管理的信息化发展探究及实践

第五章 干部人事档案数字化转型研究

档案形成阶段，要加强监督，避免影响档案的真实性、完整性和可利用性。前端
控制理论不仅适用于干部人事档案，因为人事档案被称为干部人事档案的时间点
是在进入单位后，此时档案中大部分材料已形成多年，若未进行数字化，过程中
会存在众多风险点。以现阶段干部人事档案中的材料来看，入档起点是在初中时

期，应从初中时期对学生档案进行数字化管理。将来可以根据工作需要，延伸至
小学甚至从出生就开始，形成跟随一生的数字化档案。
笔者在多年的档案工作经历中发现，以往出现的档案问题，多数是因缺少原
始材料导致的，缺少原始材料无法证明相关经历的真实性，前去档案形成单位也

因年代久远无法查找，仅依靠相关当事人凭借记忆的人证，主观性太强，且会受
到人为因素的影响；经手的许多档案造假的案例，也是在后期对原始材料进行涂
改或替换所致。数字化可以很好地解决这个问题，在档案材料形成伊始，即刻进
行数字化保存，不论在后期纸质材料丢失或对纸质材料进行涂改，均无法影响已

经数字化的信息内容，且数字化内容保存期限大大增长，人事档案对于学生时期
的用处较少，有利于数十年后对档案材料的补充或对档案问题的追查。
2. 对档案材料源头单位普及数字化技术
根据现有干部人事档案材料，义务教育阶段学校、高校、企事业单位和政府

部门是档案材料形成的重点单位，政府部门在数字化技术方面做得相对较好，但
形成的档案材料均是工作后的材料，而不是早期材料，因而，应重点加强对学校
以及其他档案材料形成单位普及数字化技术。
绝大多数学校的档案管理均未达到数字化的要求，甚至从未进行过数字化，

依然都是传统的纸质档案，而且不但缺乏规范的管理，连存放环境都未必达标，
很多档案都出现了损坏或遗失的问题。档案管理工作本身就是一项较为繁琐的工
作，对人力有较大的需求，而通过实施数字化，就能够以计算机来管理数字化档
案，这样存储、管理都非常简单，工作效率得到了极大的提升，而且档案的质量

也能够得到有效保障。
人事档案数字化最重要的是普及数字技术，从目前情况来看，专业档案管理
部门的相关数字技术还不成熟，更不用说其他单位了，当务之急即是对档案材料
形成的重点单位进行数字化技术的普及。学校方面的档案意识不够强，对学生档

案的重视性不足，往往只是简单地对学生档案进行装袋处理，且只负责学生在校
时期的档案放入，而不负责其他的档案材料，甚至学校没有专业的存放档案的设

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