Page 166 - 档案管理的信息化发展探究及实践

Exploration and Practice of Informationization Development in Archives Management
档案管理的信息化发展探究及实践

质变脆甚至破损的情况。因此，干部人事档案工作不得不面对的一个问题就是，
保管干部人事档案，不仅要保证档案安全有序，还要尽可能减少档案载体的老化
和破损，延长档案的寿命。
在物理与数字双空间下监控干部人事档案管理风险，有利于减缓档案载体

的老化。传统的档案管理模式，都是针对档案实体开展利用与审核工作，每次利
用或审核过程中都要经历若干次的翻阅、对比、核验。按照档案管理经验来看，
根据干部职级不同，档案内材料的份数也会有一定差别，通常职级越高，档案材
料份数也就越多，利用或审核时间也就越长。可以预见，长期利用或审核纸质档

案会加速档案载体的老化。在数字化转型如火如荼的今天，干部人事档案信息化
工作已经初见成效，档案的利用与审核工作不必非要利用纸质档案才能开展，通
过干部人事档案管理系统一样能够开展工作。因此，在开展工作前，可以根据利
用或审核是否需要基于实体档案进行，将工作分流至物理与数字双空间下进行展

开，物理空间下开展实体档案的利用或审核工作，数字空间下基于数字档案开展
工作，减少纸质档案的使用频率，延缓档案载体的老化和破损，达到延长档案寿
命的目的。
2. 优化审核方式，提高审核效率

传统的审核模式是针对档案实体进行的纸质材料审核，有着诸多不便之处。
首先，在每次档案审核工作开始之前，都需要对要审核的纸质档案进行出入库，
干部人事档案出入库有着严格的出入库手续，每次档案出库、入库都需要填写《干
部人事档案出入库登记表》，并由主管领导签字确认，要在符合规定的场所开展

审核工作，且需要在下班之前将档案归入库房并再次签字确认。在实际工作中面
对的情况往往更加繁琐，因为干部人事档案存在独特性，每个干部的材料不尽相
同，可能存在的风险问题也不一样，因此很难预先判断每卷档案审核所要花费的
时间。在审核中经常会出现下述情况：下午审核工作开始前从库房出库 3 本档案，

但因材料复杂，当日没有审核完毕便入库，第二天还要再次出库该档案；或是出
库 2 本档案，早早审核完毕又需要再次执行出入库操作。这种审核模式虽然保证
了档案的安全，但大大降低了审核效率。其次，档案审核过程中需要将审核发现
的风险问题逐一登记在规定材料之上，填写这些表单需要耗费大量的时间，直接

导致了审核过程的冗长。最后，这些千辛万苦得来的审核结果，一般并不会随着
干部人事档案一同归档，而是作为业务材料保存在组织人事部门及其档案管理机

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