Page 173 - 档案管理的信息化发展探究及实践

第五章 干部人事档案数字化转型研究

当利用者需要利用某一卷或几卷干部人事档案时，可以直接通过相应系统平台提
出利用申请，等待申请通过后依据规定和实际情况，通过线上平台在数字空间快
速、便捷地利用档案。在利用活动发生的同时，利用（访问）者、利用（访问）
档案对象、利用（访问）原因、利用（访问）时间、利用（访问）材料、利用（访

问）页面、利用（访问）授权等信息都将被实时记录，在提高档案利用效能的同
时，维护了档案的安全性、保密性。
（二）动态码的提出
干部人事档案动态码是基于干部人事档案风险码基础上提出的，由组织人事

部门及其干部人事档案管理机构人员创建，由管理人员和系统共同录入信息，用
以记录干部人事档案变更信息和利用信息的电子凭证。
干部人事档案动态码概念的提出是为了保障干部人事档案在物理空间和数字
空间的动态一致，通过详实记录干部人事档案的转递信息和利用信息，实现双空

间信息互证，防止档案材料造假，保护档案动态安全。
从档案变转递息层面来看，动态码详细记录了干部人事档案与档案材料的“行
程”——即干部人事档案与档案材料的转递信息。转递通常是干部人事档案管理
部门之间、干部人事档案管理部门、干部人事档案材料形成部门与干部人事档案

材料利用部门之间进行的，干部人事档案或干部人事档案材料的转入和转出工作。
发生转递的原因一般包括：干部职务变动、干部调往外单位工作、干部所在单位
并入新的单位，或改变主管单位、干部出现辞职、出国不归或被辞退、解除（终
止）劳动（聘用）合同、开除公职等情况，出现上述情况都会导致档案或档案材

料的“行程”发生变更，若是没有可信的记录能证明档案或档案材料的变化情况
（这里的变化情况包括档案或档案材料管理权限的变化、档案所包含材料的变化
以及档案材料内容信息的变化），自然要开展一次全面的档案审核工作，以保证
档案真实、完整、可用。而构建干部人事档案动态码正是为了赋予档案可信的变

更记录，以记录档案和档案材料的变更情况，证明转递前后档案所包含材料与档
案材料内容信息上的一致性。
从档案利用信息层面来讲，动态码记录了双空间下干部人事档案的利用过
程——即物理空间下纸质档案的利用信息与数字空间下数字档案的访问信息，详

细记录的利用信息包括：利用者、利用时间、利用理由和目的、利用证明材料以
及经办人等信息，以供日后的查考工作，维护档案的保密与安全。

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