Page 174 - 档案管理的信息化发展探究及实践

Exploration and Practice of Informationization Development in Archives Management
档案管理的信息化发展探究及实践

（三）物理空间下档案管理信息记录
物理空间下对档案转递信息与利用信息进行记录，目的是监控纸质档案的材
料转递情况与利用过程，维护干部人事档案的真实、完整与安全。在转递工作中，
一般会依据任免文件调动通知或商调函等文件开展转递工作，在确定干部的主管

单位后，直接将干部人事档案转递至该单位。转递干部人事档案必须通过机要交
通或者安排专人送取，转递单位和接收单位间有着严格的转递手续要执行，转递
单位须按规定填写《干部人事档案材料转递单》，接收单位在确认无误后须签名、
盖章，并将回执寄回。因此，按照规定严格执行干部人事档案转递工作，能保证

整个转递过程安全、清楚。同时，双方签字盖章形成的《干部人事档案材料转递
单》与回执，其内容信息能够清楚证明干部人事档案或干部人事档案材料的变更
情况，通过档案管理系统将转递信息及时上传，以实现物理空间下档案转递信息
的实时记录。

纸质档案的利用一般包括对内利用和对外利用。对内利用服务的对象是该档
案主体所在单位或上级主管、协管单位的组织、人事等部门。对外利用服务的对
象一般包括外单位、非主管单位、干部本人及其亲属。纸质档案利用工作无论是
服务于内部还是外部，都要以确保档案实体和档案信息的安全为原则，因此干部

人事档案的利用要求必须具备相关的手续。利用者在申请利用档案时，需按要求
详细填写《查档介绍信》，介绍信中注明查何人档案、查档的内容和理由等，摘
抄和复制档案材料更需注明理由。介绍信上须有利用单位领导签字，并加盖公章。
在档案利用完毕，相关材料形成后，应及时录入档案管理系统，在动态码中形成

利用信息记录。如此，干部人事档案动态码便能详实记录档案的利用过程，保护
档案完整与安全。
（四）数字空间下档案管理信息记录
数字空间下档案的变更信息，实质上就是存储在干部人事档案管理系统内的

档案材料增减操作记录与内容信息修改操作记录。一般的，干部人事档案在信息
化的过程中，会产生上述变更信息的环节包括：人员建库、目录建库、档案扫描、
图像处理、数据存储等。人员建库与目录建库环节分别会向系统内录入人员信息
和目录信息，档案扫描环节会形成原始的数字化档案，图像处理环节会对原始图

像进行纠偏、裁边以及图像拼接等操作，还会由计算机软件或人工方式对原始图
像数据进行处理，得到优化图像数据，数据存储环节会对原始图像进行压缩处理，

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