Page 178 - 档案管理的信息化发展探究及实践

Exploration and Practice of Informationization Development in Archives Management
档案管理的信息化发展探究及实践

遵循标准是人事档案数字化安全和质量控制环节最重要的因素，如果不遵循原则，
则容易造成无法弥补和挽救的问题。
人事档案数字化标准在实际操作中存在风险因素。风险主要分为两大方面：
一是有明确的标准，而人为不遵守或者忽略标准不执行，人事档案自发展几十年

历程中，经历了多次的标准制定和规范化管理，针对人事档案数字化也从国家和
地区层面建立了一系列标准和规范，但仍然无法完全避免各个人事档案管理机构
在操作中未按照统一标准执行，或者未按照要求的标准进行处理，这会造成数字
化流程的前后不一致、各个机构流通口径不一致、数字化质量差等等问题，为后

续在人事档案数字化管理、信息数据利用等方面带来问题和管理风险。二是一些
还未明确的标准，因为人事档案数字化还处于快速发展和管理模式更新的过程中，
在数字化操作和一些具体环节仍然存在着没有明确标准可以遵循的情况，例如人
事档案数字化格式的选择、数字化设备的统一配置和选购标准、数字化质量检测

的标准等等，从某种程度来说，人事档案管理数字化在具体的标准体系建设方面
还不够健全，对数字化质量的标准还不够完善。
逐级层层压实人事档案管理责任。制度的建设是管理之策，制度的执行是关
键所在，按照“谁管理谁审核、谁签字谁负责”的管理原则，将全程监督、工作

要求落实抓细，做到严守纪律，强化工作痕迹的管理，以期实现人事档案数字化
的过程有记录可查、有痕迹可录、有责任可追的监督机制。应主要从以下几方面
进行制度的完善。
（一）制度为先，建立管理之策

建立常态工作机制。人事档案管理数字化转型除了完善“硬件”方面的问题，
还需要进一步推进“软件”管理方面的问题。人事档案数据质量决定了使用的实
际效果，人事档案数据的存量积累、增量材料的补充更新和及时分析，人事档案
数字化的过程管控是影响档案数据质量的根本性因素，需建立常态工作机制，持

续开展人事档案材料的收集、鉴别、审核、整理、数字化及归档保存工作，以动
态化的机制保持人事档案数据的真实性、完整性、可用性、安全性。
修订管理制度流程。按照数字化转型的工作要求和管理模式进行更新，从利
于现阶段发展、未来发展的角度，制定科学严谨的制度，使制度不仅仅停留于纸

上，更多体现时效性、可操作性。围绕核心的人事档案数字化采集工作，从人事
档案出库、人事档案审核整理、人事档案扫描、人事档案数据挂接、扫描图像处

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