Page 27 - 档案管理的信息化发展探究及实践

第一章 事业单位档案管理信息化途径

理念的目标之一是对全社会的档案进行收集保管，包括一些商业机构和社会组织
的成立、发展、运行的相关资料，个人和家庭在工作生活中形成的文字、图表、
音像资料等。这些档案大多通过捐赠的途径收集，也有一些依靠购买的方式获得。
美国在 20 世纪 80 年代后期开始研究电子文件管理问题，逐步制定了相关的

标准规范。其中，对于电子文件的接收，美国的做法比较简单高效，就是直接通
过一种载体对电子文件进行拷贝，然后将载体上的电子文件集中复制一套进入档
案馆。整个接收过程并不通过网络，也不需要专门的设备和系统。
（3）档案的整理

美国国防部《DOD5015.2STD 电子文件管理软件应用系统设计标准》（简称
“美国国防部《电子文件管理标准》”）实质上是一个电子文件管理标准，不仅
在国防部各部门广泛使用，也在联邦各政府机构广泛使用。NARA 在 2008 年专
门发布了联邦政府机构采用该标准的批文，要求全美各联邦机构统一采用。该标

准对电子文件的元数据进行了全面分类，为电子文件的分类整理提供了依据。同
时，该标准还对电子文件的生命周期进行了划分，从电子文件的生成、归档到最
后的销毁，对每个阶段的管理都做了详细规定。该标准具有很强的操作性和科学
性，在国际上具有重大影响，很多国家制定档案整理标准都以此作为参考。

（4）档案的利用
美国对档案的开放和利用水平较高，这与美国人长期以来重视效益的观念有
关。大多数美国人认为，档案如不利用，就失去了存在的价值和意义。当前，美
国主要通过扩大开放利用范围、公开档案目录、简化查档程序、完善配套服务设

施等方式加强档案的开放和利用。国家档案馆提供利用的形式主要有三种，分别
是阅览服务、书面和口头查询服务和销售文件副本，国家档案馆内按照不同的功
能和内容设置了查档利用专区，来满足不同的查档利用需求。
（5）电子文件单套制

单套制是指完全以电子方式来进行电子文件的管理，即文件、档案的全程无
纸化。当文件管理的对象从传统物质形态转向电子形态，把管理业务逐步转移给
管理系统，系统成为文件在各个阶段的管理平台。实现单套制归档，档案馆将不
再接收纸质档案等非电子档案，这是人类社会档案存储管理方式的重大变革。

一直以来，美国政府通过多重互补的方式推动包括电子政务在内的政府现代
化转型。2018 年，总统管理议程（PMA）以美国公众的名义建立起顶层架构。

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