Page 28 - 档案管理的信息化发展探究及实践
P. 28
Exploration and Practice of Informationization Development in Archives Management
档案管理的信息化发展探究及实践
PMA设立了14个跨机构优先项目目标，转型势必涉及多重目标实现，向电子或“无
纸化”政府转型是其中的一个主要目标。2019 年 6 月 28 日，美国总统办公室管
理和预算执行局（OMB）联合国家档案馆和档案管理局（NARA），向联邦行政
部门和机关负责人发出关于向电子档案过渡的备忘录（M-19-21 号，以下简称《备
忘录》）。该备忘录取代了 2012 年的《政府档案管理指令》和 2014 年的《电子
邮件管理指南》，成为联邦机关彻底向电子档案管理转型的标志。目前，NARA
已具备长期保存电子档案的能力和基础设施，根据该备忘录的规定，到 2022 年底，
美国联邦机关所有涉及档案的业务，以及与 NARA 之间的工作，如档案保管期
限表审批、档案移交、档案利用、信息公开、行政指导、监督检查等将全部转为
在线进行，全面迈入电子档案管理时代。
2. 英国档案管理信息化建设情况
英国国家档案馆（The National Archives）是英国政府的官方档案馆，馆藏史
料丰富，信息化建设起步也比较早。20 世纪 90 年代，英国国家档案馆就制定了
信息化发展规划，1995 年，英国国家档案馆开始探索通过互联网提供远程利用
服务。此外，他们就电子档案产生的类型以及保存格式制定了规范标准，增加不
同档案管理系统间的兼容性，加强数据共享服务。
（1）档案管理模式
与世界近代史开创国家的身份相比，英国档案事业的起步较晚。19 世纪 30
年代，英国才建立起国家档案馆，在国家档案馆建立了近百年之后，地方档案馆
才开始建设。英国没有档案行政管理机构，由公共档案馆，各区、郡档案馆，
以及其他档案机构组成的国家档案系统主要是通过《公共档案法》来约束和协
调的。
英国档案管理是一种分散式档案事业管理模式，国家不设立档案行政管理机
关统一掌管全国的档案工作，中央和地方的档案工作实行分权管理、各司其职的
原则。国家档案馆无权过问地方档案事务，地方档案馆也不受中央领导。
（2）电子文件接收
英国的电子文件接收遵循国家档案馆 2003 年颁布的《电子文件管理、鉴定
和保护指南》，指南对电子文件的移交接收作出了详细的规定。在电子文件移交
之前要先制定详尽的计划，对移交的各个事项进行详细说明，在计划被档案馆同
意之后方可移交。在移交时，要对电子文件的格式进行转换，通过存储介质进行
16
