Page 29 - 档案管理的信息化发展探究及实践

第一章 事业单位档案管理信息化途径

拷贝移交，尽量保持原有的文件结构。移交完成后，要对电子文件及存储介质进
行整理，确保其能够被准确检索。整个移交过程必须遵循指南的规定，每一步都
有严格的审核程序。
（3）电子文件整理

英国国家档案馆在电子文件管理方面开展了大量研究工作，取得了丰硕成果。
1993 年，英国国家档案馆发布了《电子文件管理指南》，该指南对电子文件的
整理做出了规定，提出在整理电子文件时，要从方便利用的角度进行分类，同时
保留分类的灵活性，便于归纳组卷。该指南还从政策、技术、制度等方面对电子

文件管理进行了规定。
（4）档案的利用
按照英国档案法规定，凡满 30 年的公共档案和满 100 年的私人档案，均向
公众开放。2010 年，英国政府修改了《信息自由法》，将公共档案向国家档案

馆移交并解密开放的期限从 30 年缩短为 20 年。英国对档案的开发利用非常重视，
档案馆会出版馆藏指南和有关目录，向公众介绍馆藏档案的内容、形式和数量，
方便利用。另外，档案馆注重与社会各界密切联系，经常举办档案展览或接待公
众参观，提高自己的知名度和公众的档案意识，通过多种形式主动为用户提供利

用。国家档案馆的利用服务最具代表性，馆内设有宽敞明亮的阅览大厅，可供用
户查阅纸质档案和缩微胶卷。室内配有计算机，用户把阅览证号码、座位号和所
需文件的代号输入计算机，计算机可很快显示有关信息，如果文件可供借阅，15
分钟之内文件就可送到用户手中。

（二）国内先进地区经验介绍
1. 国内档案管理信息化建设概况
中国档案管理信息化发展最早可以追溯到 20 世纪 70 年代末，国家档案局及
中央档案馆等个别大型档案馆开始引进计算机设备，尝试进行档案管理信息化方

面的探索研究。到了 90 年代初，机读档案目录开始慢慢向全国档案管理部门推
行。从 90 年代中期开始，中国档案管理信息化建设进入高速发展阶段。国家以
及地方政府加大了对档案管理信息化建设的投入，计算机和数字化设备逐渐普及，
同时，这一方面的法律法规也进一步完善。这一阶段，电子文件归档以及数字档

案管理开始被纳入档案管理工作议程。进入 21 世纪后，信息技术高速发展，电
子政务的普及进一步推动了档案管理信息化建设。2010 年，国家档案局发布《数

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