Page 34 - 档案管理的信息化发展探究及实践

Exploration and Practice of Informationization Development in Archives Management
档案管理的信息化发展探究及实践

后，为了提高工作效率，保护干部档案的原件不受损坏，应对在职干部档案进行
全文扫描，有条件有能力的情况下可以把离退休干部档案一起全文扫描，扫描后
以图片的形式上传到干部档案的内网数据库中，这样在查询复印时只需搜索干部
姓名就可以直接打印出干部的任何一页甚至所有的档案材料。这样既提高了查档

效率，又保护了档案原件，同时还能释放干部工作压力，可谓一举三得。
四是建立严格的干部档案信息化安全防护机制。干部档案事关个人秘密，任
何人员不得将其泄露给无关人员，然后在日常工作中，泄密无处不在，无时不有，
有人为原因，有机制漏洞，所以我们要设置严格的安全防护机制。首先，对干部

档案信息要建立严格的流水线分工机制。对干部档案的信息著录、信息更新维护、
信息审核、信息查阅要有专人分工负责，在著录干部基本信息时每个人负责一部
分信息（譬如干部的简历、职务变动、家庭成员、学历等个人信息）的著录，最
好能有工作人员操作记录，以便纠错核实或泄密追责。其次，要形成干部档案信

息巡查制度。应成立干部档案督查小组，定期对数据库中的干部档案信息进行全
面检查，发现信息与现实情况不符时应及时组织人员修正。同时对干部信息数据
库要定期备份，最好能够异地、多份备份，防止数据丢失，同时还要定期对服务
器、网络安全漏洞等软硬件设备进行维护检查，保障系统安全。最后，要建立干

部档案保密机制。档案工作人员应签订保密协议，保证在职、去职或调动后都不
能泄露其所知悉的干部档案涉密部分，否则要追究当事人员的刑事或民事责任，
切实保障干部的隐私问题。
（三）相关启示

1. 列入长期工作规划，申请专项经费
档案信息化工作是一项繁琐的系统性工程，经费投入不足会直接导致设备采
购、资源调配捉襟见肘，那么档案的信息化工作将彻底沦为纸上谈兵。而目前各
地区的事业单位档案信息化工作仍未正式受到重视，仍未被当地政府列入工作计

划中，这就需要我们的档案工作者积极向上级反映，争取得到领导的理解和支持。
同时在经费问题上，各事业单位基本上都以档案保管经费的名义来申请财政
经费，大多数没有以档案信息化专项经费的名目来申请，而档案信息化工作既需
要购置较为完善的管理软件，又需要采购一些必备的信息化硬件设施，本身就需

要长期、稳定、大量的经费投入，这就亟需我们去申报档案的信息化专项经费，
做到专款专用。有条件的地区还可以主动参与电子政府政务建设，争取得到政府

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