Page 35 - 档案管理的信息化发展探究及实践

第一章 事业单位档案管理信息化途径

效能办的支持将其纳入绩效评估体系，以制度形式规范和促进此项工作的有效
开展。
2. 建立规范化信息化处理模式
档案信息化的操作必须按照规定的程序来处理，分工明确，统一管理，有序

进行。首先，应购置符合当地档案工作实际的系统软件，并适时构建档案数据库
管理系统。该系统应在对当地档案的实际情况进行综合考量的基础上，完善日常
需要的工作模块管理，譬如要有在线传递、查阅、打印、统计、目录编码著录和
材料传递等功能模块，而且在著录完档案信息数据后能自动生成案卷目录、卷内

目录和扫描后的原文，并即时传输到内网的档案信息数据库中，以便查阅而不用
重复著录扫描。其次，要对档案的信息化过程采用统一的标准进行规范化信息化
处理。对档案的信息化工作应借调相关技术人员，加班加点、分期分批次地完成
重点档案的录入，严格按照统一的规范操作，确保著录的档案信息准确无误。最

后，为了提高工作效率，保护档案的原件不受人为损坏，应对重点档案和经常利
用的档案进行全文扫描，有条件有能力的情况下可以把全单位所有的档案一起全
文扫描，扫描后以图片的形式上传到内网档案数据库中，这样在查询复印时只需
搜索关键字就可以直接打印出涉及该信息的任何一页甚至所有的档案材料。这样

既提高了查档效率，又保护了档案原件，同时还能释放档案人员的工作压力。
3. 建立统一的档案信息化标准
结合各地档案信息化的工作实际，综合分析当地电子文件存储格式、装订方
式、管理架构和人员专业技术水平的实际情况，我们亟须建立统一的档案信息化

标准。首先，在档案的管理层面上，必须统一管理，集中保管，统一进行信息化
处理，避免出现多头保管、分散管理、各自操作的散乱局面；其次，在行政架构
的规划层面上，应成立专门的档案信息化工作科（股），保障专人专岗来进行信
息化工作；再次，在文件格式和装订方法的层面上，应根据当地实际，统一格式

和装订方法，如果因其他原因不能统一，应分别安排专人来处置不同格式，分工
明晰，流水线操作，避免出现工作失误而导致档案信息化中出现的错档、死档（永
远无法按正确的关键字检索到的档案）；最后，在领导管理的层面上，应争取单
位主要领导来作为档案信息化工作小组的组长、负责人，领导亲自挂帅负责会加

速推进档案信息化的各项工作进程。

23