Page 122 - 新时期档案管理创新理论及实践

新时期档案管理创新理论及实践
Theory and Practice of Archives Management Innovation in the New Era

会计档案电子化管理体系旨在实现会计资料的采集、归档及会计档案管理
的电子化，会计档案是归档后的会计资料，会计档案的电子化管理要以会计资料
的电子化管理为起点。因此，会计档案电子化管理体系也以会计资料的电子化采
集为起点，以会计资料的归档为关键，以会计档案的管理为目的。
施先旺（2014）认为，将业务流、资金流和信息流三流合一可以解决会计

信息孤岛问题，基于信息论，会计档案电子化可以抽象为档案信息沿着会计档案
管理的步骤在数字化环境下运动而形成的一种“信息流”，业财档一体化是在业
财一体化业务流程、财务会计流程及管理流程的基础上将会计档案流程融入，将

会计档案电子化管理产生的“信息流”融入，进一步解决信息孤岛问题。
在传统的会计档案管理过程中，大量的会计档案以纸质形式保存，不仅占
用大量的空间，而且存在寻找查看困难的问题，因此会计档案仅仅作为一种记录
文件被保存而没有发挥其“信息”功能。会计档案数字化转型后，会计档案以电
子化形式存储，在会计档案电子化管理系统中可以轻松获取，难度大大降低，而

且会计档案与相关的经营业绩、财务处理相关联，大大丰富了会计档案的信息含
量，提高了其信息价值，为档案使用人员进行深入挖掘奠定了基础。
（一）会计档案数字化特点

会计档案数字化具备以下特点：一是全面关联。微观上，将会计资料及会
计档案的全生命周期相关联，向前关联到会计资料的采集，向后关联到会计档案
的利用；宏观上，将会计档案电子管理系统与财务系统、业务系统以及报账系统
等相关联，各个系统之间相互补充、相互制约，实现业财档一体化，最大化企业
每个系统的功效。二是价值服务。传统的纸质会计档案最大的作用在于记录保存，

而当会计档案的载体电子化后，形式上档案使用人员可以方便地在线调用会计档
案，内容上会计档案与业务相关联，信息价值大大增加，档案使用人员在查看会
计档案的同时可以查看所有与档案相关的其他资料，会计档案的信息价值大大增

加。三是电子载体。会计档案数字化转型完成后，依据相关档案法律规定，将大
部分会计档案以电子档案的形式储存，可大大减少纸质档案的数量，释放企业储
存空间。四是实时更新。在会计档案数字化中引入“大智移云物区”等最新技术
的同时也要注重技术的更新，力求使用最先进、最合适的技术进行会计档案管理
工作。

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