Page 124 - 新时期档案管理创新理论及实践

新时期档案管理创新理论及实践
Theory and Practice of Archives Management Innovation in the New Era

会计档案数字化转型是一项前期投入、后期受益的长期项目，所以企业要具备长
远目光，遵守长期收益原则，避免因小失大。
协同管理原则。会计档案数字化转型完成后会计档案管理系统建立起来，
会计档案由纸质载体转变为电子载体，除了可以节约储存空间，还为会计档案以
“信息流”的形式在管理系统内流动提供了条件。但这些信息只在会计档案管理

系统中流动是远远不够的，而是要打破系统框架的束缚，与其他系统建立关联。
因此，在会计档案数字化转型建设过程中要遵守协同管理原则，数据格式、运行
标准、储存方法都要与其他系统匹配统一。

信息安全原则。会计信息是企业重要的内部资源，必须妥善储存以防止被
盗用，数字化转型后会计档案以电子档案的形式保存，与纸质档案完全不同，因
此也面临着不同的信息风险。之前仅需保证档案的安全，如今还要注重网络安全
以及财务、业务等相关联系统的安全，所以，在会计档案数字化转型过程中要时
刻遵守信息安全原则，在各个环节保证信息安全。

与时俱进原则。信息化时代，各种技术都在不断更新换代。因此，会计档
案数字化转型建设并不是一劳永逸的，企业需要遵守与时俱进原则，实时关注相
关技术的发展情况，适时对系统进行更新升级，保证会计档案的管理效率。

（四）会计档案数字化模型
为了推动企业进行会计档案数字化转型，构建会计档案数字化体系，根据
会计档案数字化的内涵、特点、目标及构建原则。
获取外部电子凭证。会计资料是会计档案的基础，要获取电子会计资料，
其中最为重要的是获取电子凭证，所以，会计档案数字化模型以获取外部电子凭

证为起点。首先，与外部系统互联，将会计档案管理系统与各种同企业有业务往
来的个体关联起来，主要包括银企互联、税企互联、政企互联以及企企互联四种
外部互联通道，通过这些外部互联通道可以直接将与企业相关的外部电子凭证采

集到企业的会计档案管理系统。其次，推动企业内部各种系统贯通以及生态协同，
使原始凭证顺利通过编制记账凭证、审核等各种企业内部处理程序。最后，获取
的外部凭证或经过内部处理的电子文件需要集中保存，因此会计档案数字化管理
系统需要建立企业级数据资源池，将获取的各种票据按规定的格式进行储存。
内部业务流程优化。首先，将电子文件与业务流程相关联，在业务发起环

节（如填写报账单）或业务处理末端（如挂接银行回单）对存储在数据资源池中

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