Page 142 - 新时期档案管理创新理论及实践

新时期档案管理创新理论及实践
Theory and Practice of Archives Management Innovation in the New Era

利用漏洞造假。财务共享模式下，电子会计档案由财务共享中心统一管理，
需要信息技术手段的支持，硬件或软件难免会存在漏洞，为数据造假提供了条件。
例如：下属分公司的经营业绩较差，为了应对总公司的检查，对电子档案上的数
据进行篡改，将不达标的业绩改为达标。另外，账目核对过程中，公司可能贿赂
财务共享中心的人员，通过伪造不实档案谋取不正当利益。此外，系统长期未更新、

维护保养不到位，会为病毒入侵、黑客攻击提供机会，直接影响会计数据的安全。
（二）解决措施
加强归档管理。第一，企业应加强电子档案的管理工作，尤其认识到归档

是整个管理中的重要环节。对此，可成立专门负责归档的小组，对归档的电子档
案进行核对，及时发现存在错误的档案。具体操作中，每个档案均有自身的代码，
利用代码对档案进行查对管理，能提高工作效率。第二，严格执行规范要求，对
归档的电子档案进行分类处理。随着档案数量的增加，归档管理的难度提高，可
定期对过期的、没有价值的档案进行清理，确保财务共享中心电子档案的有效性。

第三，电子会计档案归档时，除了归档范围、归档时间外，还要明确技术环境、
软件版本、数据格式与类型等，从根源上保证电子档案的质量。
完善制度体系。拥有完善的管理制度体系，是电子会计档案管理的基础和

保障，针对目前管理制度不健全的问题，解决措施如下：第一，以《会计档案管
理办法》为准，组织企业领导、部门负责人、财务人员、档案管理人员学习相关
内容，提高重视程度，掌握电子档案的管理规范要求。在此基础上，结合企业实
际情况制订管理制度体系，提高管理措施的可操作性。第二，随着企业的发展，
电子会计档案数量增加，相应的管理难度提高。对此，应对现行管理制度进行分

析，通过增加、删减、修订进行更新优化，确保制度内容与实际业务相吻合。第三，
加大宣传力度，充分利用各种媒介如宣传栏、例会、微信群、官网等，介绍电子
会计档案管理的相关知识，提高所有人员的认识，为制度实施创造良好的氛围。

保证系统安全。第一，硬件安全管理。电子会计档案的管理，要使用专用
机房保存档案，主要包括：在机房顶部装设避雷器，防止遭受雷击；在机房设备
中加装电涌保护器，稳定电路电压；设置备用电源，确保设备连续运行等。第二，
软件安全管理。使用专业的档案管理系统，定期对系统进行升级，日常工作中做
好保养维护，确保系统稳定运行；使用软件、插件前，看是否与系统兼容，并且

经杀毒软件检查，确保安全后再安装运行。第三，网络安全管理。为保护电子会

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