Page 49 - 新时期档案管理创新理论及实践

第二章 档案管理与人力资源整合研究

字化、科学化、规范化，具体包括：
建立经济高效实用的数据库，能够保存事业单位人力资源档案资料的所有
信息，人们查阅资料可以在系统上留下记录。
精准快速的查阅功能，方便人们查询各种人力资源信息，为事业单位的管
理奠定基础。

具备方便灵活的统计功能，统计各项信息方便更好实现管理。
保证系统的安全性。查询数据统计有各种不同的口令限制；系统需要专业
人员管理、开发、维护；无关人员无权进入，没有修改数据的权限，只能浏览信息。

（二）管理流程
归档。归档管理是档案管理部门对本事业单位文件档案进行统一管理，档
案管理人员接收纸质档案的同时接收电子档案，移交电子档案要做好验收，检查
合格后在归档服务器上注明卷宗号、文件名、移交人员。已经存档的电子档案要
进行标准化转换，将文字资料制作成 PDF 格式，图片转换为 JPEG 格式，音频转

换为 MP3 格式，视频转换为 MPEG4 格式。此外，档案管理还应做好分类，建立
对应的文件资料。如果没有电子档案材料应重新登录、扫描、录入。
电子文件的鉴定。电子文件在归档之前做好甄别处理，部分文档有缺陷和

不足需要及时纠正。前期累积数据已经被替换的文件，可以选择删除原始文件，
或者是保存在另外的移动硬盘中，鉴定甄别可以保证档案的安全性和完整性。档
案管理是一项复杂工作，鉴定程序必不可少，鉴定归档的保存时效也非常必要。
为提高电子归档的效率，要鉴定档案的审阅期限。可以在内部设定保管缺陷，避
免大面积筛选浪费大量的时间，文件生成后系统提示保管缺陷，用以确认和更替

期限时长，进入正常处理程序后参照单位文件的实际需求，对长期和短期保存的
文件要进行分别限制，同时划分运用范围。在实际使用过程中，随时结合档案信
息内容、方向进行补充，按照系统的要求和提示进行修正。

著录。为方便查阅，按照目录划分档案，进行电子化文档的著录。档案部
门应在期限内完成设置，注意著录单的设计，通过界面进行著录编撰的标准化，
将著录项目统一编制以方便部门之间的衔接，将机构内的全部档案归纳到著录范
畴之内，将文件联系起来进行分门别类划分。
文字文件的维护。电子文件很多数据内容、文字内容、图像等存在存储错

位的问题，应读取网络环境做好分类、承载，减少错误。在设备磁性保护方面，

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