Page 52 - 新时期档案管理创新理论及实践

新时期档案管理创新理论及实践
Theory and Practice of Archives Management Innovation in the New Era

硬套其他单位的制度；其次，制度要涵盖电子档案管理的整个流程，为管理人员
提供工作指导，同时，要具有灵活性，根据工作需求动态调整制度；最后，要将
其落实到实际工作中，要求所有人员按照既定的制度操作管理，确保电子档案内
容真实、数据可靠、保管安全、应用方便。
3. 保证档案资源安全

电子档案目前已经成为档案管理的主要内容，而在网络技术和信息技术的
支撑下，其价值性和作用性也更加明显，与纸质档案相比较，电子档案虽然具有
快捷、高效等优势，但基于网络的开放性特点，其自身也存在一定的安全隐患。

例如，黑客利用技术优势入侵事业单位信息系统中，会盗取和破坏档案资源，给
单位造成巨大损失。因此，事业单位要提升对电子档案安全的重视程度，采取科
学的措施优化安全管理。第一，做好硬件设备设施维护工作，专业人员要定期检
查服务器、计算机的运行状态，机房要保持环境干燥整洁，键盘、鼠标以及显示
器等周边设备要操作灵敏、性能好、质量好，如果出现损坏需立即更换；第二，

做好系统维护工作，确保电子档案信息系统流畅、运行稳定，如果存在系统卡顿，
需要对原因进行分析；第三，对档案室电路进行定期检查，及时维修和更换陈旧
线路，确保档案室供电稳定，避免由于线路老化而导致突然停电，造成数据信息

丢失，给档案信息的准确性和全面性带来负面影响；第四，建立访客管理中心，
记录所有进入信息系统的访客，如果出现非法访客或者陌生访客，则要立即上报，
管理人员要具备较强的自觉性和责任意识；第五，做好网络安全防护工作，如应
用防火墙技术、生物识别技术、软件杀毒技术等，规范管理者的权限，避免出现
档案信息被删除、篡改以及泄漏等恶性事件；第六，为确保档案信息的安全性，

管理人员还要定期进行资源备份，利用云技术将重要的档案资源上传到云端备份，
实行三级备份制度，避免重要的信息丢失，给事业单位造成严重损失。
4. 提升电子档案利用效率

档案的价值在于利用，事业单位的档案资源具有较强的功能性、参考性、
社会性和服务性，不仅可以为单位制定决策提供依据，还能够为广大社会公众提
供服务。在以往的纸质档案管理中，受到客观因素的影响，档案利用率较低，存
在重保管、轻利用的弊端，不利于发挥档案资源的价值。电子档案在利用方面更
具优势，事业单位要注重提升其利用效率，更好地为单位和社会服务。首先，所

有生成的电子档案不能随意外借，根据档案机密程度不同，将档案资源分为绝密、

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