Page 50 - 新时期档案管理创新理论及实践

新时期档案管理创新理论及实践
Theory and Practice of Archives Management Innovation in the New Era

要结合精密度设计控制好温度、湿度，做好日常防尘、防湿等处理，避免日光照
射；控制电源的安全性，关注磁盘和硬盘的保存方式。做好重要文件备份存档，
数据可以传输到云端，设置复杂的密码进行保护。要对电子文件加密，进行病毒
检测和落实权限，管理人员要做好岗位的交接和维护管理，避免外部病毒入侵对
数据进行更改。

电子文字的色彩与分辨率。传统纸质版式只有黑白两种设定，这种档案管
理模式下部分资料显示不够具体，通过创建彩色电子版，利用色彩简单区分档案
条目、内容框架，凸显重点资料。为保留信息的真实性，从档案纸质版到电子版

的转化过程中，可以将批量转化内容直接扫描为彩色，这样在批量信息整理中能
够一目了然地观察信息。考虑到归档部门的信息存在差异性，信息利用渠道也不
同，因此要结合现实情况来进行彩色插图、原始的黑白模式存储。另外，扫描处
理要重视分辨率的控制。部分员工的技术能力不足，对计算机控制能力薄弱，部
分清晰的纸质资料在扫描录入中出现分辨率低的情况，经过多次的传输、传递，

图片将变得模糊导致数据出现误差。由于扫描分辨率高占用空间也比较大，因此
应该对分辨率进行限制，图片和文字等分辨率都应达到一定的标准，如统一规范
文字大小、密度等，通过这样的规范标准达到合格存储。

模块构成。根据事业单位发展的实际需要，人力资源档案管理系统模块构
成有数据录入、修改、查询、维护、打印输出、统计等多个模块。在建立数据库
的过程中，要建立两个信息表，一个是用户信息表，如用户的姓名、保险号、密
码、权限和联系方式等；另一个是档案信息表，如存储的档案编号、卷宗号、主
题词、存放柜的编号、全文等。数据查询包含卷宗号和主题词、摘要等，方便人

们查询信息。
（三）数字化实现要点
处理好数字化与档案原件保存的关系。实现人力资源档案管理的数字化，

需要处理好人力资源档案管理的计算机网络化和档案原件保存之间的关系。数字
化管理的实现，不意味着废弃传统的人事档案原件的收藏、保存。事业单位档案
原件内容较多，是非常珍贵的文献资料，管理人员要使用现代化科技手段将其转
换为电子文档实现更好保存。除了要进行技术加工保存外，还要呈送上级档案馆
收藏。

格式标准化。电子档案管理求档案格式标准化，若实现档案信息的数据共享，

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