Page 51 - 新时期档案管理创新理论及实践

第二章 档案管理与人力资源整合研究

标准化是必不可少的前提。加强电子档案利用的标准化是提供网络档案服务的前
提和基础。这一过程应该包含电子档案形成的标准、电子档案存储和交换的标准
化。事业单位在制定电子档案管理标准的时候，应该与国际对接。

四、事业单位电子档案管理优化措施

（一）电子档案概述
目前，大多事业单位已经进入自动化办公状态，直接在计算机系统中就能
将档案信息录入，形成电子文件后再利用程序运行批量化处理电子文件内容。电

子档案是当前形势下档案管理的主要形式，能够为用户提供较为完整的档案管理
功能以及网络查询功能。同时，也可以利用办公自动化管理和网络技术形成较为
完善的现代信息管理网络。
（二）事业单位电子档案管理优化措施
1. 夯实软硬件基础

电子档案以信息技术为支撑，管理工作对事业单位的信息化程度要求较高，
而想要确保管理效率和质量，单位需要夯实软硬件基础，应用互联网、计算机、
多媒体、数据库以及大数据等技术，为档案管理工作开展提供支撑。首先，单位

要根据自身实际，构建以及完善信息化管理系统，定期进行升级、改造和维护，
配备专业的维护人员，实现自动化和数字化的信息调用、信息鉴别、信息处理、
信息收集、信息分类和信息保存，符合档案管理的实际需求和技术特点；其次，
建设电子档案信息库，对所有电子档案开展集中化和统一化管理，促使管理更加
高效、快捷，单位可以与当地科技公司合作，根据管理需求构建档案信息库，做

好系统开发工作；最后，电子档案离不开硬件设备设施的支撑，事业单位要加大
资金投入，采购管理所需的各项硬件设备设施，包括打印机、复印机、计算机等，
提升设备利用效率，做好设备仪器的更新换代工作。

2. 完善管理制度
电子档案与纸质档案存在一定区别，以往的纸质档案管理制度不适用于电
子档案管理，因此，事业单位要加强制度体系建设，制定科学的制度为各项工作
提供制度支撑。首先，加强制度体系顶层建设，单位领导、部门主管以及管理人
员要共同参与制度建设，从操作、保密和应用层面不断完善制度。基于事业单位

档案的保密性、政治性以及严肃性特点，制度也要具有较强的适用性，不能生搬

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